NIBOT – Hệ thống Quản lý Hoá đơn Điện tử Đầu Vào, Đầu Ra

1. Đồng bộ hóa đơn từ trang hoadondientu.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế

• Người dùng khai báo Username và Password dùng để tra cứu hóa đơn trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Nibot sẽ tiến hành chứng thực tài khoản, nếu thành công khách hàng có thể sử dụng được chức năng này.
• NiBot có 2 chế độ đồng bộ hóa đơn từ trang hoadondientu.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế:

1. Tự động đồng bộ hằng ngày

2. Khách hàng chủ động đồng bộ khi cần thiết

2. Kết xuất dữ liệu

• NiBot hỗ trợ xuất dữ liệu hóa đơn đầu vào/đầu ra ra file Excel, JSON, và XML. Người dùng có thể xuất từng file hoặc xuất nhiều file để import vào phần mềm kế toán Smart Pro hoặc các phần mềm khác ở dạng chuẩn XML.
• NiBot hỗ trợ xuất dữ liệu hoá đơn đầu vào/đầu ra dạng PDF hàng loạt để in và lưu trữ chứng từ. Nếu có fle PDF gốc, NiBot sẽ ưu tiên kết xuất file PDF được đính kèm. Trong trường hợp chưa có file đính kèm PDF trên hệ thống, NiBot sẽ tự động tạo file PDF trên file XML chuẩn từ thuế để khách hàng có thể in và lưu trữ file. Đặc biệt, để tiện lợi cho việc lưu trữ và in ấn dữ liệu file PDF, NiBot cho phép kết xuất tất cả hóa đơn ra 1 file PDF duy nhất có đầy đủ hóa đơn.

3. Kiểm tra thông tin hoá đơn và thông tin doanh nghiệp

• MST, Tên doanh nghiệp hợp lệ, tình trạng hoạt động nhà cung cấp.
• Ngày lập và ngày ký có khác nhau hay không?
• Hóa đơn đã được chỉnh sửa hay chưa?

4. Upload trực tiếp file XML/PDF

• Người dùng có thể upload trực tiếp hóa đơn điện tử dạng XML/PDF lên NiBot mà không cần qua Email.

5. Tạo user con và phân quyền theo từng user

• Trên hệ thống NiBot khách hàng toàn quyền tạo thêm user con và phân quyền theo tính năng.
  1. Phân quyền kết xuất file PDF, XML, Excel chi tiết để lưu trữ hoặc bổ sung vào Phần mềm kế toán.
  2. Phân quyền đồng bộ hóa đơn XML, PDF từ trang hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc email.
  3. Phân quyền duyệt hóa đơn nội bộ.
  4. Phân quyền chỉnh sửa, Export, Import hóa đơn.

6. Duyệt hóa đơn hàng loạt

• Chỉ cần lựa chọn 1 hoặc nhiều hoá đơn cần duyệt, sau đó chọn chức năng duyệt hoá đơn NiBot sẽ chuyển những hoá đơn đó về trạng thái đã duyệt để khách có thể lọc và kết xuất trên hệ thống khi cần thiết.

7. Liên kết dữ liệu với phần mềm kế toán Smart Pro

• Với việc kết hợp sử dụng NiBot và phần mềm kế toán Smart Pro bạn sẽ không tốn nhiều thời gian cho việc nhập liệu nữa vì đã có 2 lựa chọn khi thực hiện liên kết dữ liệu:

1. 1. Liên kết trực tiếp dữ liệu ngay trên phần mềm kế toán Smart Pro: Trên giao diện sổ chứng từ gốc của phần mềm kế toán, bạn có thể tải trực tiếp dữ liệu hoá đơn theo định dạng chuẩn thông qua tab Hóa đơn điện tử. Đặc biệt, chức năng NiBot Token v2 trên Smart Pro phiên bản mới hỗ trợ liên kết Danh mục Hàng hoá, Đối tượng Pháp nhân cũng như đối chiếu hoá đơn đã liên kết giưa Smart Pro và NiBot.
   2. Kết xuất dữ liệu Excel tương thích hoàn toàn với cấu trúc phần mềm kế toán: Khách hàng có thể kết xuất và thực hiện 1 số thao tác trên Excel trước khi dùng công cụ bổ sung dữ liệu từ file Excel trên phần mềm kế toán.

8. Tạo mã hàng hóa trực tiếp trên NiBot

• Đối với kế toán, việc tạo mã hàng khớp với phần mềm kế toán là công việc tiêu tốn rất nhiều thời gian. Do đó, tính năng tạo và import mã hàng trên NiBot sẽ là công cụ hữu hiệu cho bạn để giải quyết vấn đề này.

9. Tự động gán mã khách hàng, mã đối tượng pháp nhân dựa theo mã số thuế của doanh nghiệp

• Nếu có sẵn mã khách hàng trên phần mềm kế toán, NiBot cung cấp file Import mã đối tượng, mã khách hàng dựa theo mã số thuế doanh nghiệp để tự động lấy mã khách hàng, mã đối tượng khi kết xuất ra dữ liệu excel để bổ sung vào phần mềm kế toán.
• Trong trường hợp chưa có sẵn mã đối tượng, mã khách hàng, NiBot sẽ tự động gán mã số thuế làm mã khách hàng, mã đối tượng để khách hàng không tốn thời gian đặt lại mã hàng, mã đối tượng.

10. Tự động gán loại chứng từ, TKNO, TKCO khi kết xuất excel dựa trên mã hóa tài khoản trên NiBot

• NiBot cung cấp hệ thống mã hóa thông qua mã tài khoản trên danh mục hàng hóa:
  • Nếu khai báo mã tài khoản là 6xx thì NiBot sẽ nhận biết đây là phí dịch vụ.
  • Nếu khai báo mã tài khoản là 15xx thì NiBot sẽ nhận biết đây là hàng tồn kho.
  • Khi hóa đơn có giá trị > 20 triệu NiBot sẽ tự phân tích và mặc định tài khoản 131 với đầu ra và 331 với đầu vào.
  • Khi hóa đơn có giá trị <= 20 triệu NiBot sẽ tự phân tích và định khoản 1111, khách hàng có thể điều chỉnh lại nếu chưa phù hợp.
• Khi mã hóa hết trên ứng dụng NiBot, khách hàng chỉ cần kết xuất ra file Excel và bổ sung trực tiếp vào phần mềm kế toán Smart Pro mà không cần chỉnh sửa thêm gì trên file Excel. Với tính năng tự động hoàn toàn như vậy trên NiBot, việc nhập liệu trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

11. Quy đổi đơn vị tính tự động để theo dõi kho chính xác trên phần mềm Smart Pro

• Trong quá trình mua bán hàng hóa, việc quy đổi đơn vị khá phức tạp và tốn nhiều thời gian. Chẳng hạn, khi nhập hàng đơn vị là thùng nhưng lại bán ra lốc hoặc lon hay ngược lại, dẫn đến khi in các báo cáo kho không chính xác trên phần mềm kế toán. Nắm được nhu cầu thực tế của khách hàng, NiBot đã xây dựng tính năng quy đổi ngay trên ứng dụng, để khi kết xuất dữ liệu excel Smart Pro quý khách không cần thực hiện thao tác quy đổi thủ công bằng tay.

12. Tính năng chọn hóa đơn dịch vụ

• Đối với các hóa đơn gồm nhiều dòng (chẳng hạn hóa đơn ăn uống, tiếp khách,…) nhưng thực tế lại là hóa đơn dịch vụ, khi hạch toán vào chi phí doanh nghiệp không cần thể hiện chi tiết. Hiểu được yêu cầu đó, NiBot cung cấp tùy chọn đánh dấu hóa đơn dịch vụ, khi chọn Nibot sẽ tự phân tích và gộp lại theo số tiền tổng trên hóa đơn khi kết xuất dữ liệu excel.

13. Hóa đơn xuất khẩu

• Nếu hóa đơn đầu ra là hóa đơn xuất khẩu, NiBot sẽ tự phân tích và quy đổi ra tiền Việt Nam đồng tương ứng khi in báo cáo. Bên cạnh đó, loại tiền ngoại tệ gốc sẽ được lưu trữ ở cột tiền ngoại tệ tương ứng trên phần mềm Smart Pro.

14. Tải bảng kê từ tổng cục thuế

• Để kết xuất dữ liệu bảng kê bán ra, mua vào hàng tháng từ tổng cục thuế (TCT), khách hàng phải truy cập vào trang hoadondientu.gdt.gov.vn, sau đó chọn từng tháng để tải bảng kê. Nhằm tối ưu thời gian cho khách hàng, NiBot đã thêm tự động công cụ tải bảng kê mua vào, bán ra từ TCT ngay trên ứng dụng. Giờ đây, chỉ cần chọn khoảng thời gian kết xuất, NiBot sẽ tải file Excel dữ liệu chi tiết từng tháng trong khoảng thời gian đó trên một file Excel (bao gồm hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã cơ quan thuế).

15. Đối chiếu dữ liệu hóa đơn trên NiBot với bảng kê từ TCT, Excel, Phần mềm kế toán

• Với công cụ đối chiếu chéo này, bạn có thể dễ dàng đối chiếu file danh sách hóa đơn từ TCT với hóa đơn đã có trên ứng dụng NiBot và tìm ra hóa đơn còn thiếu. Ngoài ra, NiBot cung cấp file đối chiếu dữ liệu hóa đơn với bảng kê từ phần mềm kế toán Smart Pro, Excel để khách hàng đảm bảo dữ liệu lên báo cáo tài chính là đầy đủ nhất, không bị bỏ sót hóa đơn nào.

16. Tải được hóa đơn có mã từ máy tính tiền

• NiBot dễ dàng liên kết dữ liệu để tải hóa đơn có mã từ máy tính tiền.

17. Đọc và xử lý file sao kê ngân hàng

• Chức năng sao kê ngân hàng của NiBot giúp tạo dòng chứng từ trong Sổ chứng từ gốc một cách nhanh chóng và dễ dàng. Chỉ cần upload file sao kê giao dịch từ ngân hàng (ACB, VCB, SCB, BIDV, MB,…), NiBot sẽ phân tích và trả về các dòng chứng từ cho người dùng. Sau đó, người dùng kết xuất kết quả phân tích ra Excel để import vào Sổ chứng từ gốc trên Smart Pro.

18. Đọc và xử lý file Lương doanh nghiệp

• Với chức năng này, người dùng chỉ cần khai báo cấu hình các cột (Lương thực tế, trích CĐ, BH của doanh nghiệp, người lao động, Tạm ứng, Thực lĩnh,…) và mã tài khoản kế toán tương ứng trong file Excel Bảng lương của doanh nghiệp. NiBot dựa vào cấu hình đã khai báo để đọc số liệu bảng lương và tự động tạo ra các dòng hạch toán. Người dùng không còn phải vất vả ngồi nhập các dòng bút toán Lương doanh nghiệp hàng tháng nữa.

19. Tra cứu tờ khai, thông báo, giấy nộp tiền trên trang thuế điện tử

• Người dùng thực hiện liên kết tài khoản Thuế Điện Tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn) với NiBot để đồng bộ tất cả tờ khai, thông báo, giấy nộp tiền. Sau khi đồng bộ xong, người dùng có thể tra cứu trực tiếp từ NiBot mà không cần phải đăng nhập vào thuế nữa nên sẽ tiết kiệm rất được nhiều thao tác và thời gian khi quản lý nhiều doanh nghiệp.
• Giao diện được thiết kế tối ưu nên dễ dàng tra cứu, tải dữ liệu nhanh chóng. Từ đó, giúp cho việc nắm bắt thông tin về tình hình nộp thuế được tốt hơn, không còn lo lắng về nộp thuế trễ hạn.
• Đặc biệt, NiBot có thể  tải đc tờ khai quyết toán thuế TNCN (người dùng không thể tải được từ trang thuedientu).
• Ngoài ra, giao diện tờ khai được thiết kế để dễ dàng xem nhanh số thuế còn phải nộp cũng như số thuế còn được khấu trừ hàng tháng, hàng quý ngay trên giao diện NiBot. Từ đó, giúp cho việc nắm bắt thông tin về tình hình nộp thuế được tốt hơn, đảm bảo số liệu báo cáo thuế đồng nhất giữa các tháng, quý trong năm.

BẢNG GIÁ NIBOT – HỆ THỐNG QUẢN LÝ HĐĐT ĐẦU VÀO/ĐẦU RA TỪ TỔNG CỤC THUẾ

MẪU IN BẢNG KÊ, HOÁ ĐƠN TRÊN NIBOT

• Mẫu Bảng kê mua vào: Click here
• Mẫu Bảng kê bán ra: Click here
• Mẫu Bảng kê không chịu thuế: Click here
• Mẫu Hoá đơn tổng quát dựa trên dữ liệu XML: Click here
• Tải file Excel tất cả mẫu: Click here

HÌNH ẢNH GIAO DIỆN SỬ DỤNG NIBOT

• Giao diện chung của hệ thống:

• Giao diện kích hoạt MST

• Giao diện quản lý hoá đơn theo MST doanh nghiệp:

• Nhóm chức năng lọc theo loại Hoá đơn, theo tình trạng Hoá đơn, thời điểm Hoá đơn

• Chức năng kết xuất hoá đơn ra file để đưa vào phần mềm kế toán