NIBOT – Hệ thống Quản lý Hoá đơn Điện tử Đầu Vào, Đầu Ra

Mục lục

VIDEO GIỚI THIỆU NIBOT – HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐẦU VÀO, ĐẦU RA

TÍNH NĂNG NIBOT – HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐẦU VÀO, ĐẦU RA TỪ EMAIL VÀ TỔNG CỤC THUẾ

  1. Đồng bộ hóa đơn XML, PDF từ email.
  • Khi đăng ký sử dụng NiBot, mỗi mã số thuế sẽ được cung cấp 1 email định dạng mst@nangdong.online (Ví dụ: 0304733866@nangdong.online).
  • Người dùng gửi trực tiếp hoặc chuyển tiếp hóa đơn XML/PDF vào mst@nangdong.online để NiBot phân tích và hiển thị kết quả lên cơ sở dữ liệu của người dùng.
  • NiBot có 2 chế độ đồng bộ hóa đơn từ email:

1. Tự động đồng bộ hằng ngày

2. Khách hàng chủ động đồng bộ khi cần thiết

  1. Đồng bộ hóa đơn từ trang hoadondientu.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế
  • Người dùng khai báo Username và Password dùng để tra cứu hóa đơn trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Nibot sẽ tiến hành chứng thực tài khoản, nếu thành công khách hàng có thể sử dụng được chức năng này.
  • NiBot có 2 chế độ đồng bộ hóa đơn từ trang hoadondientu.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế:

1. Tự động đồng bộ hằng ngày

2. Khách hàng chủ động đồng bộ khi cần thiết

  1. Kết xuất dữ liệu
  • NiBot hỗ trợ xuất dữ liệu hóa đơn đầu vào/đầu ra ra file Excel, JSON, và XML. Người dùng có thể xuất từng file hoặc xuất nhiều file để import vào phần mềm kế toán Smart Pro hoặc các phần mềm khác ở dạng chuẩn XML.
  1. Kiểm tra, phân tích tính hợp lệ của hóa đơn
  • MST, Tên doanh nghiệp hợp lệ, tình trạng hoạt động nhà cung cấp.
  • Ngày lập và ngày ký có khác nhau hay không?
  • Hóa đơn đã được chỉnh sửa hay chưa?
  1. Upload trực tiếp file XML/PDF
  • Người dùng có thể upload trực tiếp hóa đơn điện tử dạng XML/PDF lên NiBot mà không cần qua Email.
  1. Tạo user con và phân quyền theo từng user
  • Trên hệ thống NiBot khách hàng toàn quyền tạo thêm user con và phân quyền theo tính năng.
    1. Phân quyền kết xuất file PDF, XML, Excel chi tiết để lưu trữ hoặc bổ sung vào Phần mềm kế toán.
    2. Phân quyền đồng bộ hóa đơn XML, PDF từ trang hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc email.
    3. Phân quyền duyệt hóa đơn nội bộ.
    4. Phân quyền chỉnh sửa, Export, Import hóa đơn.
  1. Duyệt hóa đơn hàng loạt
  • Chỉ cần lựa chọn 1 hoặc nhiều hoá đơn cần duyệt, sau đó chọn chức năng duyệt hoá đơn NiBot sẽ chuyển những hoá đơn đó về trạng thái đã duyệt để khách có thể lọc và kết xuất trên hệ thống khi cần thiết.
  1. Dữ liệu Excel chi tiết theo từng hóa đơn, tương thích 100% với phần mềm kế toán Smart Pro
  • Với việc kết hợp sử dụng NiBot và phần mềm kế toán Smart Pro, bạn sẽ không tốn nhiều thời gian cho việc nhập liệu nữa. Chỉ cần thao tác kết xuất Excel chi tiết trên NiBot, sau đó dùng công cụ bổ sung dữ liệu vào phần mềm kế toán Smart Pro để xử lý.
  1. Liên kết dữ liệu file XML đã được kết xuất từ NiBot với công cụ quản lý hóa đơn XML trên Smart Pro
  • Ngoài việc sử dụng định dạng Excel chi tiết để bổ sung dữ liệu vào phần mềm Smart Pro, bạn có thể kết xuất hàng loạt qua XMLdùng công cụ quản lý file XML trên phần mềm kế toán Smart Pro để lấy dữ liệu.
  1. Tạo mã hàng hóa trực tiếp trên NiBot
  • Đối với kế toán, việc tạo mã hàng khớp với phần mềm kế toán là công việc tiêu tốn rất nhiều thời gian. Do đó, tính năng tạo và import mã hàng trên NiBot sẽ là công cụ hữu hiệu cho bạn để giải quyết vấn đề này.
  1. Tự động gán mã khách hàng, mã đối tượng pháp nhân dựa theo mã số thuế của doanh nghiệp
  • Nếu có sẵn mã khách hàng trên phần mềm kế toán, NiBot cung cấp file Import mã đối tượng, mã khách hàng dựa theo mã số thuế doanh nghiệp để tự động lấy mã khách hàng, mã đối tượng khi kết xuất ra dữ liệu excel để bổ sung vào phần mềm kế toán.
  • Trong trường hợp chưa có sẵn mã đối tượng, mã khách hàng, NiBot sẽ tự động gán mã số thuế làm mã khách hàng, mã đối tượng để khách hàng không tốn thời gian đặt lại mã hàng, mã đối tượng.
  1. Tự động gán loại chứng từ, TKNO, TKCO khi kết xuất excel dựa trên mã hóa tài khoản trên NiBot
  • NiBot cung cấp hệ thống mã hóa thông qua mã tài khoản trên danh mục hàng hóa:
    • Nếu khai báo mã tài khoản là 6xx thì NiBot sẽ nhận biết đây là phí dịch vụ.
    • Nếu khai báo mã tài khoản là 15xx thì NiBot sẽ nhận biết đây là hàng tồn kho.
    • Khi hóa đơn có giá trị > 20 triệu NiBot sẽ tự phân tích và mặc định tài khoản 131 với đầu ra và 331 với đầu vào.
    • Khi hóa đơn có giá trị <= 20 triệu NiBot sẽ tự phân tích và định khoản 1111, khách hàng có thể điều chỉnh lại nếu chưa phù hợp.
  • Khi mã hóa hết trên ứng dụng NiBot, khách hàng chỉ cần kết xuất ra file Excel và bổ sung trực tiếp vào phần mềm kế toán Smart Pro mà không cần chỉnh sửa thêm gì trên file Excel. Với tính năng tự động hoàn toàn như vậy trên NiBot, việc nhập liệu trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

13. Quy đổi đơn vị tính tự động để theo dõi kho chính xác trên phần mềm Smart Pro

  • Trong quá trình mua bán hàng hóa, việc quy đổi đơn vị khá phức tạp và tốn nhiều thời gian. Chẳng hạn, khi nhập hàng đơn vị là thùng nhưng lại bán ra lốc hoặc lon hay ngược lại, dẫn đến khi in các báo cáo kho không chính xác trên phần mềm kế toán. Nắm được nhu cầu thực tế của khách hàng, NiBot đã xây dựng tính năng quy đổi ngay trên ứng dụng, để khi kết xuất dữ liệu excel Smart Pro quý khách không cần thực hiện thao tác quy đổi thủ công bằng tay.

14. Tính năng chọn hóa đơn dịch vụ

  • Đối với các hóa đơn gồm nhiều dòng (chẳng hạn hóa đơn ăn uống, tiếp khách,…) nhưng thực tế lại là hóa đơn dịch vụ, khi hạch toán vào chi phí doanh nghiệp không cần thể hiện chi tiết. Hiểu được yêu cầu đó, NiBot cung cấp tùy chọn đánh dấu hóa đơn dịch vụ, khi chọn Nibot sẽ tự phân tích và gộp lại theo số tiền tổng trên hóa đơn khi kết xuất dữ liệu excel.

15. Hóa đơn xuất khẩu

  • Nếu hóa đơn đầu ra là hóa đơn xuất khẩu, NiBot sẽ tự phân tích và quy đổi ra tiền Việt Nam đồng tương ứng khi in báo cáo. Bên cạnh đó, loại tiền ngoại tệ gốc sẽ được lưu trữ ở cột tiền ngoại tệ tương ứng trên phần mềm Smart Pro.

BẢNG GIÁ NIBOT – HỆ THỐNG QUẢN LÝ HĐĐT ĐẦU VÀO/ĐẦU RA TỪ TỔNG CỤC THUẾ, EMAIL ĐÍNH KÈM XML, PDF TRÊN NỀN WEB

  • Bảng giá NIBOT theo Mã số Thuế doanh nghiệp

  • Bảng giá NIBOT theo số lượng hoá đơn

MẪU IN BẢNG KÊ, HOÁ ĐƠN TRÊN NIBOT – HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐẦU VÀO, ĐẦU RA

HÌNH ẢNH GIAO DIỆN SỬ DỤNG NIBOT – HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐẦU VÀO, ĐẦU RA

  • Giao diện chung của hệ thống:

  • Giao diện kích hoạt MST 

  • Giao diện quản lý hoá đơn theo MST doanh nghiệp:

  • Nhóm chức năng lọc theo loại Hoá đơn, theo tình trạng Hoá đơn, thời điểm Hoá đơn

  • Chức năng kết xuất hoá đơn ra file để đưa vào phần mềm kế toán

Có thể bạn quan tâm