– Danh mục tài khoản là danh mục lưu tất cả các thông tin về tài khoản bao gồm Mã số, Tên, Số dư.
– Tùy theo nhu cầu mà bạn có thể thêm, bớt, xóa, sửa tài khoản cho phù hợp với đơn vị của bạn.
– Để nhập số dư đầu kì tài khoản, bạn lấy số dư cuối kỳ của BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH kỳ trước nhập vào. Tài khoản nào có dư nợ thì nhập vào cột Dư nợ đầu kỳ, tài khoản nào có dư có thì nhập vào cột Dư có đầu kỳ. Lưu ý là bạn phải nhập vào tài khoản chi tiết nhất để khi in Bảng Cân đối phát sinh phần mềm sẽ tự động cộng dồn lên.
– Đối với các tài khoản ngân hàng thì với mỗi một tài khoản trong ngân hàng bạn nên đặt một mã hiệu để cho dễ quản lý.
– Đối với các tài khoản theo đối tượng ví dụ như 131 thì bạn phải khai báo chi tiết từng khách hàng trong sổ công nợ theo đối tượng. Trong Hệ thống tài khoản bạn chỉ khai báo số tổng.
– Đối với những tài khoản vật tư hàng hóa có theo dõi hàng tồn kho bạn phải khai trong Danh mục vật tư hàng hóa và trong Hệ thống tài khoản chỉ khai số tổng.
– Lưu ý:
+ Đối với tất cả các tài khoản mà bạn sử dụng, những tài khoản nào có chi tiết thì bạn bắt buộc phải khai số dư ở những tài khoản chi tiết cụ thể đó. Ví dụ: Đối với tài khoản 111,nếu bạn không sử dụng tài khoản chi tiết thì bạn khai số dư ở bên nợ là tài khoản 111, còn khi tài khoản này có chi tiết là 1111, 1112 thì bạn khai số dư ở 2 tài khoản chi tiết này mà không khai ở tài khoản 111. Sau khi in Bảng cân đối phát sinh phần mềm sẽ tự động cộng dồn tài khoản chi tiết lên tài khoản chung.
+ Khi đặt tài khoản chi tiết (TK con), bạn cần chú ý rằng những tài khoản có cùng cấp với nhau thì sẽ có cùng số ký tự với nhau, TK có nhiều ký tự hơn sẽ là con của TK ít ký tự hơn, chẳng hạn TK có 4 ký tự sẽ là con của TK có 3 ký tự, TK có 5 ký tự sẽ là con của TK có 4 ký tự,… Ví dụ: TK mẹ là TK 1121, bạn muốn đặt thêm 2 TK con thì phải đặt là 11211, 11212 chứ không phải đặt là 11211, 112112 vì như vậy phần mềm sẽ hiểu TK 112112 là TK con của TK 11211 chứ là TK cùng cấp với TK 11211 vì số ký tự của 112112 nhiều hơn số ký tự của TK 11211 trong cùng 1 dãy số giống nhau.
+ Đối với tài khoản là hàng hóa, nguyên vật liệu hay công cụ dụng cụ như 156,155,152,153…Khi khai tài khoản chi tiết cho những tài khoản này bạn phải vào Khai Báo Thông Tin -> Cài Đặt Thông Số rồi chọn dòng ID26. Danh sách TK sổ vật tư hàng hóa. Tại đây bạn khai thêm những tài khoản con mà bạn mới tạo ra sao cho những tài khoản trên danh mục tài khoản phải được khai hết trong ô này thì lúc bạn chuyển số dư mới đúng.
+ Đối với TK là công nợ hay tạm ứng như 131,331,141…Khi khai tài khoản chi tiết cho những tài khoản này bạn phải vào Khai Báo Thông Tin -> Cài Đặt Thông Số chọn dòng ID19.Danh sách TK sổ công nợ theo đối tượng rồi Khai thêm những tài khoản con mà bạn mới tạo ra sao cho những tài khoản trên danh mục tài khoản phải được khai hết trong ô này thì lúc bạn chuyển số dư mới đúng.
+ Tất cả các tài khoản nếu không có số dư thì bạn để giá trị là số 0, chứ không được để trống vì lúc bạn đóng khai báo lại phần mềm sẽ báo lỗi nếu dữ liệu trống.
+ Các tài khoản bạn khai trong cột Tài khoản thì không được trùng nhau
+ Muốn tạo thêm tài khoản bạn nhấn tổ hợp phím CTRL + N, màn hình sẽ hiện Form để bạn khai báo => bạn nhập Mã tài khoản và Tên tài khoản muốn khai báo rồi ấn THÊM là xong.
Bên cạnh bài viết này, xin mời quý khách hàng và bạn đọc tham khảo video hướng dẫn cụ thể tại link dưới đây (Chi tiết phân hệ: 4. Khai báo số dư đầu kỳ)
VIDEO HƯỚNG DẪN KHAI BÁO SỐ DƯ ĐẦU KỲ CHO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SMART PRO
