HƯỚNG DẪN NHẬP VÀ XỬ LÝ CHI PHÍ CHỜ PHÂN BỔ
NGẮN HẠN VÀ DÀI HẠN
Về nhập liệu phát sinh TK 142 và 242 giống như chúng ta nhập TSCĐ ở phần hướng dẫn nhập và xử lý khấu hao tài sản cố định theo thông tư 45/2013. Còn về hạch toán chi phí ngắn hạn và dài hạn thì chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu từng bước sau đây:
Ở đây Smart Pro cũng hướng dẫn nhập phát sinh và xử lý đối với các chi phí chờ phân bổ mới phát sinh nhé, còn các chi phí đã qua sử dụng mà chưa phân bổ hết thì chung ta sẽ tham khảo ở phần tiếp theo về xử lý phân bổ chi phí ngắn hạn và dài hạn đã qua sử dụng.
Nếu chi phí ngắn hạn và dài hạn mới mua mà nhỏ hơn 20tr đồng được thanh toán bằng tiền mặt thì các bạn sẽ dùng phiếu chi để hạch toán ngược lại thì PKT nhé. Về hạch toán thì bạn sẽ hạch toán như các bạn đã được học ở trường là được.
Nợ 142/242: TK chi phí ngắn hạn hoặc dài hạn
Nợ 1331: Thuế giá trị gia tăng ( Nếu có)
Có 111/331: Tiền mặt, phải trả cho người bán….
Giờ thì chúng ta sẽ bắt đầu thực hành với phần mềm kế toán Smart Pro 5.0 về quản lý và xử lý phân bổ tự động chi phí chờ phân bổ ngắn hạn và dài hạn.
Bước 1: Khởi động PMKT Smart Pro 5.0 ở màn hình desktop,bạn nhập password và chọn tháng làm việc tương ứng với hóa đơn chứng từ mà bạn sẽ nhập liệu. sau khi khởi động xong bạn vào 1. nhập phát sinh/ 01. Nhập phát sinh / PC [ Phiếu chi]/ Enter sẽ cho ra giao diện nhập phát sinh của phiêu chi. Bạn căn cứ vào hóa đơn mà nhập liệu vào thôi. Xem hình mình họa nhé.
Enter sẽ cho ra giao diện nhập phát sinh của phiếu chi ở Form nhập này bạn sẽ căn cứ vào hóa đơn mà nhập vào nhé nhập xong nhớ nhấn F12 để lưu phiếu chi đã lập lại nhen.
Khi các bạn nhập hết thông tin ở phần trên đến phần TK Nợ khi rõ TK 142 hay 242 thì Smart sẽ cho bạn một Form khai báo Danh mục chi phí chờ phân bổ và bạn sẽ khai báo ở Form này.
Khi đã khai báo xong hết phần hành trên thì bạn cứ enter đến nút [cập nhật] để Smart tự động cập nhật vào danh mục chi phí chờ phân bổ trong phần chi phí chờ phân bổ nhé.
Nhập xong thì bạn vào [KTSC] để kiểm tra lại cho chắc cú nhé xem đã lưu chưa, nhiều khi các bạn đã nhập xong rồi cũng đã nhấn [F12 để lưu lại] luôn nhưng khi mở [KTSC] lên không thấy phiếu chi vừa nhập ở đâu thì bạn nên quay lại màn hình và chọn chế độ tháng [N] vì nhiều khi bạn nhập không để ý đến ngày chứng từ là ngày ghi sổ bạn cứ enter nên smart sẽ lấy ngày hiện hành làm ngày ghi sổ nên bạn xem ở tháng mà bạn nhập sẽ không thấy khi đó chỉ cần mở cả năm [N] lên là sẽ thấy và sửa lại ngày chứng từ bằng ngày hóa đơn hoặc ngày nào mà bạn muốn ghi sổ kế toán, bạn nhấn [F10 mở chế độ sửa] rồi bạn nhập lại ngày mà bạn muốn là được.
Khi kiểm tra trong sổ chứng từ gốc đã có PC rồi tiếp theo là bạn sẽ xử lý chi phí nqày vào cuối tháng là được. Đến đây chúng ta sẽ đi từng bước để xử lý nói nghe hơi quan trọng nhưng thật sự là bạn chỉ cần click chuột và kiểm tra lại thôi vì Smart đã tự động làm cho bạn hết rồi.
Bước 2: xử lý chi phí chờ phân bổ ở như sau: Các bạn sẽ vào B. Tài sản cố định / 2. Chi phí chờ phân bổ, rồi bạn cứ đi lần lượt từ 01 đến 05 để xử lý và in bảng chi phí chờ phân bổ ra giấy là được.
Bước 3:trình tự xử lý chi phí chờ phân bổ.
Các bạn sẽ vào 01. Danh mục chi phí chờ phân bổ để xem lại tên danh mục mà bạn nhập phát sinh đã khai báo được cập nhật vào đây chưa nhé.
OK như vậy tên danh mục máy tính bàn đã được cập nhật vào đây rồi, bước tiếp theo là nhấn xử lý thôi.
Chọn [tháng] rồi nhấn nút [Xử lý] Smart sẽ ra một thông báo bạn có muốn xử lý chi phí chờ phân bổ tháng mà bạn chọn để xử lý.
Sau khi xử lý xong Smart Pro sẽ cho bạn một câu thông báo kế tiếp
Nhận OKnhư vậy là chi phí chờ phân bổ đã được Smart Pro xử lý xong giờ đây bạn vào xem bảng chi phí chờ phân bổ sau khi xử lý lại xem Smart đã xứ lý ok chưa nhé.
Như vậy thì Smart Pro đã xử lý thành công phần chi phí chờ phân bổ rồi, vấn đề tiếp theo là hạch toán phần chi phí chờ phân bổ này vào sổ chứng từ gốc. các bạn sẽ vào 04. Hạch toán chi phí chờ phân bổ vào [KTSC]
Chọn [tháng] cần hạch toán và nhấn nút [ Hạch toán] khi đó smart sẽ báo đã hạch toán xong chi phí chờ phân bổ và bạn vào sổ chứng từ gốc để kiểm tra lại xem nhé.
Như vậy thì sổ chứng từ gốc đã có phiếu [CPCPB] được hạch toán Nợ 6421/Có 242: số tiền bằng số tiền lúc bạn khai báo ban đầu.
Cuối cùng là bạn sẽ chọn [05.In bảng chi phí chờ phân bổ] ra giấy để lưu lại nữa là phần chi phí chờ phân bổ của bạn đã hoàn thành.
Các bạn chọn [tháng] và chọn [mẫu in] rồi đến chọn nút [In] là smart sẽ in ra file Excel bảng chi phí chờ phân bổ cho bạn để bạn có thể lưu lại dạng file excel hay muốn chỉnh sửa hoặc gửi mail cho ban Giám đốc và cơ quan thuế nếu đồi bạn cung cấp bảng chi tiết chi phí chờ phân bổ. ( Tải về file mẫu excel CPCPB )
Như vậy công tác kế toán về phần TSCĐ và CPCPB của kế toán TSCĐ và CPCPB đã rút ngắn được rất nhiều thời gian nếu chúng ta áp dụng Phần mềm kế toán Smart Pro vào công tác kế toán ở các DN.
Lưu ý: Nếu trong quá trình làm mà có thắc mắc hãy liên hệ với chúng tôi được tư vấn miễn phí để giải quyết vấn đề của bạn một cách nhanh nhất. Quý khách hàng có nhu cầu cài đặt mới hay thêm máy thì có thể liên hệ chúng tôi để được cài đặt với giá ưu đãi nhất hổ trợ kỹ thuật nhiệt tình nhất ngoài ra chúng tôi còn có các chuyên gia về thuế đang làm cho chi cục thuế nên có thể giải đáp các thắc mắc liên quan đến thuế mà bạn gặp khó khăn.
