Kế toán Công ty vận tải, chi phí nhiên liệu chiếm phần lớn trong giá thành, việc xác định CP nhiên liệu trong tổng thể giá thành rất quan trọng khi quyết toán thuế với cơ quan thuế . Về tỷ lệ CP nhiên liệu so với doanh thu thì tùy thuộc vào nhiều yếu tố như :
+ Phương tiện : Loại xe, Tải trọng, Năm SX, Nước SX
+ Cung đường vận chuyển : đồng bằng, miền núi, đường sông…
+ Cự ly vận chuyển
+ Khối lượng hàng hóa vận chuyển.
+ Tính chất hàng hóa vận chuyển (V/c gỗ nhưng gỗ tròn sẽ khác với gỗ kiện hay gỗ xẻ thành phẩm; vận chuyển hàng đông lạnh, tươi sống khác với hàng khô )
Khi tiến hành lập định mức Nhiên liệu, vật liệu cho 1 phương tiện vận tải, thường thì ta căn cứ vào chính bản thân phương tiện đó và tính chất của cung đường mà trên đó, phương tiện này thực hiện vận chuyển .
Khi một phương tiện vận tải thực hiện công việc vận chuyển, căn cứ vào cự ly vận chuyển, khối lượng và tính chất hàng hóa vận chuyển, kết hợp với định mức nhiên liệu đã có, ta tính ra được lượng nhiên liệu mà phương tiện này sử dụng để thực hiện công việc, và lượng nhiên liệu đó là một phần trong giá thành cung cấp DV vận tải.
Cự ly vận chuyển, khối lượng hàng V/c, tính chất hàng vận chuyển được căn cứ từ hóa đơn đầu ra xuất cho khách hàng .
Ví dụ : Vận chuyển gỗ tròn từ Kontum đi Quảng Trị , số lượng : 178m3 …
+ HH vận chuyển : gỗ tròn
+ Cự ly vận chuyển : KonTum – Quảng trị : xấp xỉ 750km
+ Khối lượng vận chuyển : 178 m3
+ Phương tiện vận chuyển : đầu kéo romooc,
Từ đó, Chi phí nhiên liệu được tính như sau :
+ Xác định số chuyến vận chuyển : Khối lượng HH vận chuyển / Tải trọng phương tiện
+ Số KM xe chạy : số chuyến vận chuyển * cự ly vận chuyển * 2 (tính cả đi và về) + dự kiến số KM quay đầu phương tiện
+ Lượng nhiên liệu sử dụng : Số KM xe chạy * Định mức + hao hụt (do rơi vãi từ bơm rót, từ bảo trì, bảo dưỡng..)
Ngoài chi phí nhiên liệu chính, ta còn nhiên liệu phụ là dầu mỡ nhờn, dầu thắng … các loại này thường được thay thế định kỳ (trong điều kiện bình thường là 01 tháng và cũng có thể là sau một số chuyến cụ thể) , tùy thuộc vào từng loại xe mà khối lượng thay thế cũng khác nhau, bao nhiêu thì cần phải có tư vấn của bộ phận kỹ thuật hay lái phụ xe.
Chi phí nhân công : tiền lương lái phụ xe, tùy thuộc vào mỗi đầu phương tiện, cung đường vận chuyển, cự ly vận chuyển và tính chất hàng hóa vận chuyển mà mỗi đầu phương tiện có thể có 1, 2 hoặc 3 người đi kèm (2 lái, 1 phụ, hoặc cả 3 lái xe)
Chi phí SXC : nếu ít có thể ghi hết vào giá thành, nếu lớn thì phân bổ theo nhiên liệu sử dụng
+ Chi phí xăm lốp (nếu có): Cũng phải được định mức (theo số KM vận chuyển)
+ Các khoản chi mua vật tư, phụ tùng thay thế, sửa chữa thường xuyên phương tiện
+ Các khoản chi bảo trì, bảo dưỡng (khăn lau, xà phòng, xăng, các hóa chất …)
+ Các khoản phí, lệ phí : giao thông, đường bộ, bến bãi, đăng kiểm, bảo hiểm…
+ Tiền lương bộ phận kỹ thuật, bộ phận điều độ
+ Chi phí dụng cụ, đồ nghề cho xưởng sửa chữa, cho bộ phận kỹ thuật
+ Chi sửa chữa thường xuyên cho nơi đậu đỗ phương tiện, xưởng sửa chữa .
+ Chi phí khấu hao .
+ Về nhiên liệu : không nên ghi qua 142 mà hãy ghi trực tiếp vào 154, vì nếu ghi như thế sẽ làm sổ kế toán trở nên phức tạp không cần thiết.
+ Việc trích trước CP sửa chữa thì được luật cho phép , nhưng với cty nhỏ ít phương tiện và CP sửa chữa phát sinh không lớn thì không cần phải trích trước, khi thực tế việc sửa chữa phát sinh, căn cứ hóa đơn chứng từ mà ta ghi nhận vào CP trong kỳ hay phân bổ.
+ Đã tạm nộp thuế TNDN mà trong trường hợp quyết toán bị lỗ, thì coi như ta nộp thừa cho năm đó . Việc tạm tính thì có lãi nhưng quyết toán bị lỗ còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như trong kỳ tạm tính ta chưa tập hợp được hết moi chi phí phát sinh…
Cách hạch toán ở cty dịch vụ vận tải nguyên tắc hạch toán và cách định khoản như sau:
Vận tải là DV có tính chất sản xuất, thực hiện chức năng chủyếu là v/c hàng hóa, hành khách và xếp dỡ hàng hóa.
- Kế toán chi phí KD vận tải gồm:
– Tiền lương của lái xe, phụ xe.
– Trích BHXH, BHYT, BHTN trên tiền lương.
– Nhiên liệu.
– Vật liệu phụ
– CP săm lốp
– CP sửa chữa phương tiện.
– CP khấu hao phương tiện
– CP CCDC
– CP dịch vụ mua ngoài.
– Các khoản CP khác.
- Đối tượng tập hợp CP KD vận tải được tập hợp theo từng đội xe, đoàn xe chi tiết thành v/c hành khách hay hàng hóa.
- Phương pháp tập hợp chi phí : Có 2 PP là trực tiếp và gián tiếp.
– CP nguyên liệu : Tính theo PP gián tiếp tức là ; Căn cứ vào số Km xe chạy và định mức tiêu hao nhiên liệu để xác định tổng nhiên liệutiêu hao theo CT:
Nhiên liệu tiêu hao = Số km xechạy x định mức tiêu hao.
Ở 1 số cty thực hiện khoán CPnhiên liệu cho lái xe thì nhiên liệu tiêu hao đc xác định trên cơ sở HĐ khoánvà thanh lý hợp đồng khoán.
– CP nhân công trực tiếp : làtiền lương phải trả cho lái xe, phụ xe và trích các khoản BHXH, BHYT…..
– CP săm lốp xe : Gồm CP mua, sửachữa săm lốp. Đây là 1 khoản CP phát sinh 1 kỳ với số tiền lớn nhưng lại liênquan đến nhiều kỳ, vì thế khoản CP này sẽ tiến hành trích trước.
Cách xác định như sau:
Số tiền trích trước = Tổng sốtiền mua, sửa săm lốp/ số tháng sử dụng ước tính ( thường là 1 năm)
– CP khấu hao phương tiện ( KH TSCĐ)
– CP khác : CP nguyên liệu phụ, công cụ dụng cụ để sửaxe, điện thoại, CP quản lý đội xe, vé cầu đường….những CP này được coi là CPSXC.
CÁCH HẠCH TOÁN
- Mua xăng dầu, nhiên liệu:
Nợ TK 152
Nợ TK 1331
Có TK 111,112,331
- Xuất kho nhiên liệu cho xe:
Nợ TK 621 ( nếu QĐ 48 là TK 1541)
Có TK 152.
Trường hợp khoán nhiên liệu cholái xe:
– Khi ứng tiền cho lái xe mua nhiên liệu:
Nợ TK 141
Có TK 1111
– Cuối kỳ thanh lý HĐ khoán :
Nợ TK 621
Nợ TK 133
Có TK 141
Kết chuyển toàn bộ CP nhiên liệutrong kỳ.
Theo QĐ 15: Nợ TK 154
Có TK 621
Còn theo QĐ 48 thì khi xuất kho đã định khoản : Nợ TK 154
Có TK 152
- CHI PHÍ NHÂN CÔNG
– Tính lương lái xe:
Nợ TK 622 ( TK 15412)
Có TK 334
– Trích BHXH, BHYT, BHTN:
Nợ TK 622 ( TK 15412)
Có TK 3383
Có TK 3384
Có TK 3388
– Trả lương : Nợ TK 334
Có TK 1111,112
- CHI PHÍ KHẤU HAO PHƯƠNG TIỆN ( KH TSCĐ)
Nợ TK 627 ( Nợ TK 15413)
Có TK 214 (
- CHI PHÍ KHÁC:
Nợ TK 627 ( Nợ TK 15418)
Có TK111,112,331
- TRÍCH TRƯỚC CHI PHÍ SĂM LỐP
Khi mua hoặc sửa lốp : Nợ TK 142
Có TK 1111.1121
Phân bổ ( 12 tháng): Nợ TK 627 ( TK 15413)
Có TK 142
- Ngoài ra còn có CP QLDN
Nợ TK 642
Nợ TK 1331
Có TK 111,112
DOANH THU:
Khi xuất hóa đơn GTGT cho khách:
Nợ TK 131, 111, 112
Có TK 511
Có TK 33311
Nếu có chiết khấu, giảm giá :
Nợ TK 521
Nợ TK 33311
Có TK 111,112,131
CUỐI KỲ KẾT CHUYỂN
Kết chuyển CP vào giá vốn :
Theo QĐ 15: Nợ TK 154
Có TK 621
Có TK 622
Có TK 627
Còn nếu theo QĐ 48 thì ngay từ đầu đã hạch toán Nợ TK 154.
K/c giá vốn : Nợ TK 632
Có TK 154
Nợ TK 911
Có TK 632
K/c doanh thu : Nợ TK 511
Có TK 911
K/c CP QLDN : Nợ TK 911
Có TK 642
Xác định kết quả KD :
Lỗ : Nợ TK 421
Có TK 911
Lãi : Nợ TK 911
Có TK 421
ST
