HƯỚNG DẪN KẾT XUẤT VÀ ĐỔ DỮ LIỆU TỪ EXCEL VÀO SMART PRO 5.0
Chức năng F8 – E và F8 – F
Trong công tác kế toán, bạn hay nghĩ ra các cách đơn giản nhất để làm sao cho công việc của bạn thật nhanh, hiệu quả và chính xác. Để làm cách gì từ một file excel hay access của bạn đang làm kế toán trên excel, access hoặc bất kỳ một phần mềm kế toán nào khác mà bạn đang dùng muốn chuyển dữ liệu đó về Smar thì bạn sẽ được hướng trong bài viết này.
Để làm được vấn đề trên thì bạn cần chuẩn gì, thật đơn giản chỉ cần nắm vững các phím tắt được Smart thiết kế thật linh hoạt trong quá trình làm việc thật hiệu quả và đơn giản.
Ở bài này hướng dẫn này tôi chỉ viết hướng đỗ từ Excel vào Smart thôi, bài sau tôi sẽ viết các phần hành khác.
Đầu tiên là bạn cần chuẩn bị một file excel nguồn của bạn trước. Xong sau đó là bạn cần lấy ra được file excel mẫu của Smart. Và các thao tác để lấy excel mẫu trong Smart như sau:
Bạn cần xác định được là đổ dữ liệu đó vào bảng nào của smart thì bạn vào bảng đó để kết xuất ra ngoài excel file mẫu. ví dụ tôi sẽ đổ hàng tồn kho từ một file excel quản lý hàng tồn kho của kế toán đã làm trên excel vào smart.
Đây là file excel được kết xuất ra từ một phần mềm kế toán khác với smart. Và từ file excel này ta sẽ đi copy vào file excel mẫu của Smart và tiến hành đổ vào smart.
Rồi giờ ta sẽ đi vào bảng chứ hàng tồn kho để lấy file excel ra nhé.
Vào hệ thống danh mục/ tab hàng hóa/ chọn hàng hóa chung nhấn mở lên.
Đây là bảng lưu danh mục vật tư hành hóa, ở hình minh họa thì chưa có một dòng dữ liệu nào hết, và ta tiến hành kết xuất ra excel như sau. Ở đây bản sẽ nhấn F8.
Nhấn F8 ra bảng Quản Trị Bảng Dữ Liệu và chọn E – Sao những dòng đã chọn ra bảng khác. – Enter
Khi nhấn F8 – E – Enter thì ra được form lưu data bảng mở ra file thì bạn sẽ chọn vào số 2. Lưu ra file excel 2003, tiếp theo là nhấn chọn thư mục lưu… sẽ ra được nơi cần lưu là Save as ở đây bạn chọn nơi nào mà bạn dể tìm kiếm nhé, ví dụ Dekstop. Rồi bạn sẽ đặt một cái tên cho file name trên là gì đó mà bạn nhớ nhé. ở ví dụ tôi đặt là KTDM2014 rồi nhấn nút Save lại.
Cuối cùng là nhấn nút OK
Smart sẽ thông báo với bạn đã bổ sung xong. Giở bạn ra chổ lưu file excel KTDM2014 và mở lên để copy các dòng dữ liệu mà ta có qua đây thôi.
Đây là file excel mầt vừa bổ sung ra, sẽ không có gì chỉ ngoài dòng tiêu đề. Rồi giờ ta sẽ tiến hành copy qua, một lưu ý nhỏ là file excel mẫu này rất nhiều tiêu đề, nếu trong quá trình copy paste đó, nếu các bạn thấy cột tiêu đề nào không dùng đến hãy mạnh dạng xóa bỏ nhé. Để form file cho đơn giản gọn nhẹ và dể nhìn kiểm soát là ok nhất.
Đây là file exel mà tôi vừa copy và paste qua, và tôi đã tiến hành rút gọn lại còn các cột tiêu đề như hình minh họa cho dể nhìn.
Như vậy là ta đã xong phần copy và paste vào form file excel nguồn rồi. Giở chỉ còn đổ từ excel này vào phần mềm kế toán smart nữa là ok.
Thao tác như sau; Vào đương dẫn như trên bạn nhấn F8 chọn chữ F – Bổ sung dữ liệu từ bảng này bằng bảng khác.
Rồi nhấn Enter ta làm theo hình minh họa nhé
Ở đây bạn sẽ lần lượt chọn các nút; chọn loại database nguồn là từ file excel, rồi check vào lấy tên bảng hiện hành tương đương tên sheet trong file excel của ta cần đổ vào. Tiếp theo là chọn file nguồn thi sẽ ra cái bảng Open ở đây bạn nhớ chọn là Excel file nhen để cho của sổ hiện ra các file excel và bạn tiến hành chọn đùng file excel KTDM2014 là ok. Và nhớ nhấn nút Bổ sung nhé ta sẽ được câu thông báo như sau;
Đó là kết quả mà ta đã làm đó. Và giờ là bạn chỉ cần nhấn F7 – Esc để thoát lọc thay vì bạn sẽ đóng lại rồi mở ra. Giở là xem lại thành quả của bạn đổ vào thôi.
Thật là nhanh đúng không, nếu như các bạn mới sử dụng phần mềm Smart. Mà trước đó bạn đã làm trên exel hay phần mềm khác. Thì hãy kết xuất ra excel và tiến hành đổ dữ liệu vào Smart cho Danh mục hàng hóa, công nợ, đối tượng pháp nhân, TSCĐ, CCDC,…. Và nhiều bảng khác nếu như bạn có file nguồn để đổ vào. Nếu như trên file exel của bạn có data đầy đủ có thể đổ vào sổ chứng từ gốc của Smart khi đó ta sẽ xử lý lại và nhanh hoàn thiện sổ sách và rất tiện lợi khi in ấn sổ sách cưc nhanh. Tiết kiệm được nhiều thời gian của bạn.
Trên đây chỉ là hướng dẫn đỗ dữ liệu vào hàng hóa chung. Nếu như bạn có như cầu đổ các bảng khác hãy làm tương tự là được nhé.
