Nguyên tắc nhập và thứ tự ưu tiên
Chứng từ được nhập theo thứ thự ưu tiên sau:
Ví dụ: Mua hàng về nhập kho và trả tiền mặt cho người bán.
Ở ví dụ này thì khi nhập sẽ phát sinh đồng thời 2 chứng từ là PNK và PC nên có thể bạn sẽ không biết phải dùng chứng từ nào để nhập. Theo nguyên tắc trên thì bạn sẽ dùng PNK để hạch toán nghiệp vụ này vì những lí do sau đây:
Thứ nhất: Nếu bạn dùng PC thì sẽ không có ô Mã VTHH Nợ để bạn nhập, do đó phần mềm sẽ không biết bạn nhập kho cái gì.
Thứ hai: Nếu bạn dùng PNK để Hạch toán thì bạn có thể khắc phục được tình trạng trên, đồng thời khi in bằng cách nhấn tổ hượp phím [Ctrl + P] trên SCTG thì phần mềm sẽ hỏi bạn muốn in PC hay PNK, nghĩa là bạn có thể in được 2 phiếu trên PNK này. Còn trong trường hợp nhập PC thì bạn chỉ có thể in được PC mà thôi.
Cách thức sử dụng các loại phiếu:
– PNK (PXK) : Khi bạn sử dụng TK Kho để Hạch toán như 152***, 153***, 155***, 156***, 157***,… bên Có (Nợ).
– CTNH : Khi TK Nơ hoặc Có Bạn hạch toán là 112*** như thanh toán công nơ, trả lương,… bằng tiền gửi NH.
– PT (PC) : Khi Bạn dùng tài khoản tiền mặt (111***) trong hạch toán.
– PKT : Dùng để hạch toán các bút toán nội bộ công ty như hạch toán lương, các loại bảo hiểm, các loại thuế vào chi phí hoặc trích lập dự phòng, trích lập các quỹ trong công ty, mua TSCĐ bằng công nợ…..
Lưu ý:
– Khí bạn hạch toán TK Nợ (Có) là TK kho 15*** thì bắt buộc phải nhập giá trị cho ô “Mã VTHH Nợ (Có)” để phần mềm biết bạn nhập gì vào kho, từ đó có thể theo dõi tinh trạng kho của bạn.
– Tương tự khi bạn Hạch toán TK Nợ (Có) là TK công nợ (131***, 331***, 338***, 138 ***,...) thì thì bắt buộc phải nhập giá trị cho ô “Mã ĐTPN Nợ (Có)” để phần mềm biết bạn Bán Thiếu cho ai, Mua thiếu của ai, đã TTCN cho ai,…
