Theo tinh thần của TT78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống.
Để tiện lợi hơn cho người sử dụng, phần mềm Kế toán Smart Pro đã bổ sung thêm bộ công cụ Quản lý, Lưu trữ & Import dữ liệu trực tiếp từ file XML Hoá đơn Điện tử với nhiều tính năng hữu ích.
Với công cụ Quản lý, Lưu trữ & Import dữ liệu trực tiếp từ file XML Hoá đơn Điện tử , người dùng chỉ cần lưu tất cả file HĐĐT TT78 vào 1 thư mục duy nhất, Smart Pro sẽ thực hiện các việc sau:
-
Tự phân loại hóa đơn đầu vào, đầu ra khi Import vào chứng từ gốc.
-
Dễ dàng lọc chứng từ và thay thế định khoản Nợ, Có hàng loạt trước khi Import vào chứng từ gốc.
-
Có công cụ để tạo phiếu xuất kho, thuế GTGT đầu ra, đầu vào tự động.
-
Quản lý hóa đơn đã cập nhật và hóa đơn chưa cập nhật dễ dàng.
Quy trình quản lý và Import hóa đơn XML theo TT78 trên Smart Pro.
Bước 1: Tiến hành thu thập file XML hóa đơn đầu ra, đầu vào và lưu vào 1 thư mục.
Bước 2: Tạo phân hệ quản lý file XML trên phần mề.
Phần mềm sẽ dựa theo mã số thuế trong phần 1. Nhập phát sinh => Tab 2. Khai báo thông tin => 01. Cài đặt thông số, dòng ID03: Mã số thuế để kiểm tra có đúng file XML hóa đơn của công ty đang Import không?
– Vào chức năng 1. Nhập phát sinh => 14. Nhập file XML và PDF hóa đơn điện tử.
– Lần lượt nhấn Tạo database, tiếp tục nhấn Update database, như hình sau:
– Tiếp theo, bạn chọn Import thư mục XML hóa đơn đã lưu ở bước 1.
– Nhấn xem data
– Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ hóa đơn.
– Nhấn Bổ sung dòng đánh dấu sau khi BS TKNO, TKCO, Diễn giải
– Phần mềm sẽ đọc toàn bộ file XML và đổ dữ liệu vào lưới dữ liệu.
– Tiếp tục bổ sung diễn giải, TK Nợ, TK Có. Ngòai ra, có thể chọn mục khác để thay thế hàng loạt những cột này.
Một số phím tắt, lưu ý khi thao tác trên bảng.
- F10 để sửa hoặc thêm thông tin.
- Khi bổ sung hoặc sửa xong, nhấn F12 để lưu thay đổi.
- Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ.
- Nhấn F10 và để chuột tại thanh task bên dưới phân hệ quản lý XML nhấn – để xóa file đã đưa vào.
- Nhấn cập nhật số chứng từ để khóa lại chứng từ đã bổ sung.
Bước 3: Vào chứng từ gốc kiểm tra chứng từ đã Import.
Như vậy, chỉ với 4 bước đơn giản, bạn đã có thể lấy Import được toàn bộ dữ liệu hóa đơn đầu ra, đầu vào của 1 công ty vào phần mềm Smart Pro mà không cần nhập liệu rồi.
Khi quyết toán thuế, bạn cũng chỉ cần nhấn vào nút Export file trên phân hệ quản lý XML là có toàn bộ dữ liệu hóa đơn để làm quyết toán rồi.
Cách sử dụng công cụ Quản lý, Lưu trữ & Import dữ liệu trực tiếp từ file XML Hoá đơn Điện tử trên Phần mềm Kế toán Smart Pro
