Hướng dẫn theo dõi nhập xuất tồn Kho Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu theo nhiều Kho, nhiều Lô, nhiều Đơn vị tính

8.2.Theo dõi nhập xuất tồn Kho hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu

*4 phương pháp BQGQ, NTXT, NXXT, Đích danh

*Theo nhiều Kho, nhiều Lô, nhiều Đơn vị tính

8.2.1. Phương pháp Bình quân gia quyền

Theo dõi hàng hóa theo phương pháp bình quân gia quyền (BQGQL)

– Vào mục Hệ thống danh mục => Hàng hóa => 01.Hàng hóa chung khai báo số dư đầu kỳ cho từng mã hàng.

– Vào cài đặt thông số chọn dòng 14 (Phương pháp đánh giá hàng tồn kho) sửa thành BQGQL (Bạn nhập cho chính xác nhé)

– Vào cài đặt thông số dòng 26 (Danh sách tài khoản sổ vật tư hàng hóa) nhập danh sách tài khoản vật tư hàng hóa mà đơn vị sử dụng ví dụ (‘1561′,’1521′,’155’)

– Khi nhập kho đưa mã hàng vào ô VTHH Nợ và ĐTPN Nợ sẽ là Kho nhập nếu theo dõi nhiều kho.

– Khi xuất kho đưa mã hàng vào ô VTHH Có Và ĐTPN Có sẽ là Kho Xuất nếu theo dõi nhiều kho.

untitled105

– Để tính giá vốn cho chính xác cuối tháng bạn chọn mục Xử lý cuối tháng => Tab 03.Xử lý lại đơn giá xuất kho => 01. Bình quân theo tháng – Không theo dõi HH theo kho – BQGQL chọn mục 02.Bình quân theo tháng- có theo dõi hàng hóa theo kho nếu chúng ta theo dõi nhiều kho thì chương trình sẽ tự động tính lại giá trị của những bút toán xuất kho.

8.2.2.Phương pháp thực tế đích danh

Để theo dõi vật tư hàng hóa thành phẩm theo 2 phương pháp này thì bạn phải theo dõi ngay từ đầu. Nhiều đơn vị đang sử dụng theo phương pháp bình quân gia quyền (BQGQL) mà vào Cài đặt thông số sửa thành

phương pháp HT (Thực tế đích danh ) thì có thể dẫn tới khi nhập dữ liệu bị lỗi. Vì vậy trước khi đưa phần mềm vào sử dụng bạn phải chọn phương pháp xuất kho cho đúng.

Cách khai báo như sau

– Vào cài đặt thông số tìm dòng số 14 (Phương pháp đánh giá hàng tồn kho) sửa thành HT

– Vào cài đặt thông số tìm dòng số 28 (Theo dõi hàng hóa theo từng lô) sửa thành T

– Vào menu chính chon mục 02.Hệ thống danh mục => Tab Hàng hóa =>03.Hàng hóa theo lô để khai báo số dư đầu kỳ . Bạn lưu ý từ lô ở đây có thể lấy theo ngày hoặc do bạn quy định.

untitled106

– Khi nhập kho mặc nhiên phần mềm sẽ lấy ngày nhập kho làm số lô ( có nghĩa là cùng 1 mã hàng hóa khi bạn nhập kho phần mềm sẽ lấy ngày bạn nhập kho làm số lô, nếu 1 ngày bạn nhập kho nhiều lần thì phần mềm sẽ cộng dồn lại thành 1 lô). Nhưng nếu bạn không muốn vậy mà bạn muốn nhập bằng tay số lô vào. Thì vào Hệ thống danh mục => danh mục chung => 02.Các loại chứng từ => Đưa con nháy tới dòng phiếu nhập kho => Tìm cột [Có lô nhập] sửa thành T là xong.

– Khi xuất kho thì Smart sẽ hiện lên màn hình sau

untitled107

Bạn chọn lô nào cần xuất rồi nhập số lượng muốn xuất kho vào ô lượng bán, nhập đơn giá bán, thành tiền rồi Enter là xong.

-Chú ý bạn có thể gõ lượng bán ở nhiều lô khác nhau

-Khi chỉnh sửa dữ liệu trong Sổ chứng từ gốc, sau khi chỉnh sửa xong thì phải chọn A.Bảo trì hệ thống => 01.Kiểm tra và Cập nhật số dư các danh mục.

8.2.3.Phương pháp Nhập trước xuất trước – Nhập sau xuất trước

Theo dõi vật tư hàng hóa theo phương pháp Nhập trước xuất trước hoặc Nhập sau xuất trước.

Cách khai báo như sau

– Vào cài đặt thông số tìm dòng số 14 (Phương pháp đánh giá hàng tồn kho) sửa thành NTXT

– Vào cài đặt thông số tìm dòng số 28 (Theo dõi hàng hóa theo từng lô) sửa thành T

– Vào hệ thống danh mục => Hàng hóa => 03.hàng hóa theo lô để khai báo số dư đầu kỳ . Bạn lưu ý từ lô ở đây có thể lấy theo ngày nhập kho hoặc do bạn nhập vào khi nhập phiếu nhập kho.

– Khi xuất kho thì Smart sẽ hiện lên màn hình sau

untitled108

Bạn nhập số lượng muốn xuất kho vào ô lượng xuất rồi Enter 1 cái. Ví dụ bạn nhập 25. sau khi Enter xong số lượng bạn xuất sẽ nhảy xuống ô Lượng bán. Lô nào nhập trước Smart sẽ xuất ra trước theo ngày lô của bạn, khi lô này hết thì smart sẽ xuất ở lô tiếp theo. Sau khi bạn chon lượng bán nhấn Enter là xong .

Smart tự động trừ theo phương pháp nhập trước xuất trước. Bạn có thể xem lượng xuất kho của từng lô là bao nhiêu.

-Khi chỉnh sửa dữ liệu trong Sổ chứng từ gốc, sau khi chỉnh sửa xong thì phải chọn Bảo trì hệ thống => Cập nhật dữ liệu vào các danh mục

Chú ý: Khi bạn theo dõi hàng hóa theo phương pháp nhập trước – xuất trước, nhập sau – xuất trước, thực tế đích danh thì trong Danh mục hàng hóa -> hàng hóa theo lô, tại ô Mã ĐTPN ( trong trường hợp này là mã kho bạn phải để là 0, chứ không được để trống).

8.2.4.Theo dõi hàng hóa theo nhiều kho

Cách khai báo

Vào mục 8.Vật tư hàng hóa theo kho để khai báo số dư đầu kỳ cho từng mã hàng theo từng kho

2.Vào Cài đặt thông số tìm dòng 15 (Theo dõi nhiều kho) sửa thành T

3.Khi nhập kho đưa Mã kho vào ô ĐTPN Nợ, mã ĐTPN Nợ là mã kho nhập.

4.Khi xuất kho đưa Mã kho vào ô ĐTPN Có ( mã ĐTPN Có là mã kho xuất)

5.Khi In báo cáo chọn mục Sổ hàng hóa => Chi tiết vật tư hàng hóa – Một kho hoặc Tổng hợp nhập xuất tồn – Một kho

8.2.5.Theo dõi hàng hóa nhiều đơn vị tính

Cách khai báo

– Vào danh mục vật tư hàng hóa khai báo cho 6 cột DONVI_1,DONVI_2,DONVI_3,HSQD_1(Hệ số quy đổi của đơn vị tính 1 sang đơn vị chuẩn),HSQD_2(Hệ số quy đổi của đơn vị tính 2 sang đơn vị chuẩn),HSQD_3(Hệ số quy đổi của đơn vị tính 3 sang đơn vị chuẩn)

– Vào Hệ thống danh mục => Danh mục chung => 4.Các loại chứng từ tìm cột [Nhiều ĐVỊ] sửa thành T cho các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, hóa đơn bán ra có mã hàng hóa

-Khi nhập kho hoặc xuất kho tới ô Đơn vị tính nhấn F4 chọn đơn vị tính để nhập.

untitled109

Ví dụ: Bạn nhập kho nguyên vật liệu 01, loại nguyên liệu này có tới 4 loại đơn vị tính là kg, yến, tạ, tấn. Giả sử bạn chọn đơn vị tính chuẩn của bạn là kg, đơn vị tính 1 của bạn là yến, thì ở ô hệ số 1 bạn điền hệ sô quy đổi vào. Ví dụ 1 yến = 10 kg thì bạn để hệ số quy đổi là 10, khi nhập phát sinh đến ô đơn vị tính bạn nhấn F4 chọn đơn vị tính là yến thì phần mềm sẽ quy đổi ra kg cho bạn theo hệ số mà bạn đã cài đặt.

untitled110

8.2.6.Xuất kho hàng hóa theo cụm

Xuất kho theo cụm sử dụng cho những đơn vị như lắp ráp xe máy, lắp ráp máy tính …v v

Ví dụ : Công Ty Mai Phương mua linh kiện máy tính về rồi lắp ráp thành một bộ máy tính hoàn chỉnh rồi đem bán. Thì khi bán hàng người sử dụng chỉ việc chọn mặt hàng là máy bộ khi đó Smart sẽ tự động xuất kho ra các linh kiện của máy bộ.

Phương pháp khai báo chung:

1 – Khai báo trong danh mục cấu thành sản phẩm

2 – Khai báo trong danh mục vật tư hàng hóa cột ký hiệu của máy bộ để là CUM

3 – Trong danh mục các loại chứng từ cột Xuất kho theo cụm để là C

– Đầu tiên chúng ta nhập kho linh kiện chi tiết giống như hình thức nhập kho ở trên

Cách làm như sau:

+ Vào 2. Hệ thống danh mục => 02. Các loại chứng từ chọn dòng hóa HDBR tìm đến cột Xuất .kho theo cụm điền chữ C

untitled111

+ Sau đó vào 2. Hệ thống danh mục => chọn Hàng hóa => 01. Hàng hóa chung khai báo những hàng hóa nào thuộc máy bộ thì tại cột ký hiệu chúng ta điền từ CUM

untitled112

+Cuối cùng chúng ta vào 2. Hệ thống danh mục => 07. Danh mục cấu thành sản phẩm khai báo danh mục hàng hóa chi tiết cấu thành nên máy bộ.Để khai báo trong bảng này chúng ta ấn CTRL+N để khai báo Phần mềm sẽ hiện ra form khai báo nhu sau:

untitled113

Sau đó bạn chọn mã hàng hóa mẹ VD như ở đây là MB rồi chọn tiếp các mã hàng hóa con tương ứng cấu thành nên Bộ máy tính rồi khai số lượng chi tiết từng mặt hàng để cấu thành nên bộ máy bộ này.Sau khi khai xong ấn lưu lại là xong.

untitled114

– Khi bán máy bộ ta cũng dùng HDBR để nhập giống như HDBR ở trên nhưng đế VTHH có chúng ta chọn mã hàng hóa máy bộ để xuất, khí đó những vật tư chi tiết tự động xuất kho như hình sau:

untitled115