HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN SMART PRO CHO NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN
Đặc điểm của lĩnh vực này là vừa mang tính chất thương mại lại vừa mang tính chất sản xuất. Thương mại ở chỗ là nhập các mặt hàng về rồi xuất bán, còn sản xuất ở chỗ các thực phẩm, rau quả và các loại gia vị qua một công đoạn chế biến sẽ trở thành món ăn hoặc thức uống. Tuy nhiên các mặt hàng như rau củ quả và các loại gia vị …. không thể tồn kho quá lâu vì thời gian quay vòng rất nhanh.
Có một số lưu ý sau khi xử lý tình huống ở các đơn vị như thế này:
1/ Mặt hàng nào theo dõi qua kho và mặt hàng nào không theo dõi qua kho.
Bạn sẽ dựa vào tính chất của các mặt hàng để phân loại mặt hàng nào cần theo qua kho hay không. Thông thường các mặt hàng như rượu, bia, nước ngọt, nước suối ,các loại thức ăn đồ hộp (các mặt hàng không qua công đoạn chế biến) bạn cần theo dõi kho để kiểm soát xuất – nhập tồn của các mặt hàng này. Đối với các mặt hàng này khi mua về bạn sẽ dùng PNK để hạch toán mua vào.
(Dùng PNK để hạch toán hàng ko qua chế biến)
Còn đối với các mặt hàng như rau củ quả, các loại gia vị vì phải qua một công đoạn chế biến để thành các món ăn hoặc các loại thức uống (sinh tố ….) nhưng thời gian xoay vòng vốn rất nhanh (chỉ để sử dụng trong ngày như thịt, cá, hành, tỏi … hoặc một vài ngày) thì đối với các loại mặt hàng này bạn ko cần theo dõi qua kho mà sẽ xử lý vào giá vốn ngay khi mua về. Lúc này bạn sẽ dùng PC hoặc PKT để hạch toán các bút toán này.
(Dùng PC để hạch toán hàng xoay vòng vốn nhanh như rau, củ quả và các loại gia vị)
2/ Sử dụng HDBR để ghi nhận doanh thu
HDBR là hóa đơn bắt buộc phải nhập mã danh mục có ( mã Hàng hóa xuất hay mã hàng hóa bán) nên có một điểm đáng lưu ý khi tạo mã cho các món ăn, thức uống (thành phẩm) khi sử dụng HDBR là phải thêm 000 vào ô ký hiệu.
(Ký hiêu 000 sẽ không tự xuất kho khi nhập HDBR)
Còn đối với các mặt hàng có theo dõi qua kho (như rượu, bia, nước ngọt, đồ hộp) khi tạo mã để xuất HDBR thì bỏ trống ô ký hiệu
Lưu ý: Thông thường các đơn vị là nhà hàng khách sạn khi xuất hóa đơn sẽ kèm theo bảng kê hay hóa đơn bán lẻ. Nên khi nhập hóa đơn bạn sẽ dựa vào chứng từ này để nhập.
3/ Xử lý các tình huống khó
Hóa đơn mua vào vừa có bia (có theo dõi kho) vừa có rau quả (không theo dõi kho) thì dùng PC (PKT) hayPNK để hạch toán ?
(Click để phóng to)
đối với các hóa đơn như vậy bạn vẫn dùng PNK để hạch toán. Như HĐ trên sẽ hạch toán như sau:
Tạo mã hàng đại diện cho các mặt hàng không qua kho để sử dụng cho PNK, sau này sẽ sử dụng cho những hóa đơn như vậy
(Tạo mã hàng đại diện để sử dụng trong PNK)
xử lý khi nhập PNK cho loại chứng từ như vậy
(Click để phóng to)
Giả sử nếu hóa đơn này ko có bia heineken. Thì bạn sẽ dùng PC để hạch toán như phần trên.
