Hướng dẫn In & khai báo Báo cáo tài chính, Thuyết minh Báo cáo tài chính trên phần mềm Smart Pro 5.0

5. IN VÀ KHAI BÁO BÁO CÁO TÀI CHÍNH, THUYẾT MINH BCTC

Trong phần mềm Smart các báo cáo được tách ra các loại chính:

Các báo cáo nghiệp vụ chi tiết: cung cấp cho chúng ta số liệu chi tiết về một chứng từ nào đó như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất nhập vật tư …

Các báo cáo kế toán chi tiết: cung cấp cho chúng ta số liệu chi tiết về số dư và số sinh của một tài khoản hoặc một mã cấp chi tiết của một tài khoản đó. Các báo cáo này được chi tiết theo ngày tháng và chứng từ phát sinh nghiệp vụ.

Các báo cáo tổng hợp: Gồm có hai loại:

+ các báo cáo tài chính: theo mẫu của Nhà nước quy định.

+ các báo kế toán quản trị: Được tổng hợp từ một hoặc một số tài khoản theo những tiêu thức phục vụ cho quản lý. Tùy thuộc nhu cầu sử dụng, chúng ta có thể kết hợp các tiêu thức như: Báo cáo theo tài khoản đối ứng, theo ngày, theo mặt hàng, theo đối tượng quản lý …

Cách xem các báo cáo trên màn hình và in ra giấy: Phần mềm Smart cho ra chúng ta mọi báo cáo đều dưới dạng là một file Excel khi đó chúng ta có thể làm việc trên file Excel này như một File Excel bình thường khi đó bạn muốn in, đóng, save hoặc không Save cũng không ảnh hưởng gì đến dữ liệu của phần mềm bởi vì đó chỉ là File tạm mà phần mềm cho ra.

5.1. In và cập nhật báo cáo tài chính qua HTKK

untitled82

Ở menu chính chúng ta chọn báo cáo tài chính => qua Menu con chọn Bảng trong bộ báo cáo tài chính mà ta cần in ra chẳng hạn như Bảng Cân Đối Số Phát Sinh Tài Khoản khi đó sẽ xuất hiện màn hình chúng ta gõ ngày tháng cần báo cáo như sau:

untitled83

Lưu ý : + Khi in bảng cân đối phát sinh tài khoản, đối với những tài khoản công nợ như 131,331,141 muốn có số dư 2 bên nợ có thì ở ô các tùy chọn khác bạn bạn chọn vào mục xử lý không bù trừ đồng thời vào cài đặt thông số tại dòng ID19 bạn kiểm tra lại xem đã khai báo những tài khoản này chưa.

+ Khi in nếu phần mềm báo là bảng cân đối chưa cân thì bạn vào phần khai số dư đầu kỳ khai lại cho đúng.

+ Chúng ta có thể chọn loại báo cáo bằng tiếng anh và loại tiền USD hoặc vừa tiếng việt vừa tiếng Anh và vừa tiền VND vừa tiền USD bằng cách Click vào loại tiền và ngôn ngữ

Ở màn hình In Bảng Cân Đối Phát Sinh Tài khoản chúng ta đánh ngày, tháng, năm cần báo cáo xong rồi chúng ta nhấn vào nút In khi đó Phần mềm Smart sẽ cho ra Bảng Cân đối phát sinh dưới dạng một file Excel như sau:

untitled84

Tương tự ta làm như vậy đối với Bảng Cân Đối Kế Toán, kết quả hoạt động kinh doanh, Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ và Thuyết Minh Báo Cáo Tài Chính.

Riêng Bảng cấn đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ phần mềm cung cấp chức năng cập nhật trực tiếp qua HTKK để lấy mã vạch mà cơ quan thuế yêu cầu chúng ta chỉ cập click vào cập nhật vào HTKK chọn in, rồi qua HTKK để kiểm tra.
Để phần mềm cập nhật đúng qua HTKK bạn phải kiểm tra lại cột trong Khai báo cho báo cáo tài chính phải trùng với cột mã số trên HTKK thì bạn cập nhật qua mới đúng.

Cách cập nhật Bộ báo cáo tài chính qua HTKK (Bao gồm Bảng CĐKT, KQHĐKD, LCTT

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

Chọn 3. Báo Cáo Tài Chính => 03. Kết quả kinh doanh khi đó xuất hiện màn hình như sau:

untitled85

Khi đó chọn tháng 0 để in cả năm, chọn mục Cập nhật vào hỗ trợ kê khai

Chọn xong ta nhấn vào nút in đến khi thấy 1 File Excel hiện ra khi đó chúng ta đã thực hiện thành công cập nhật qua HTKK. Bạn chỉ cần việc mở HTKK lên chọn quyết định mà in.

Nếu muốn in ra cột năm trước của Kết quả kinh doanh ta vào database năm trước In báo cáo kết quả kinh doanh chọn vào mục Cập nhật cột nam trước của database năm sau thì khi qua database năm sau in kết quả kinh doanh sẽ xuất hiện số liệu của cột năm trước.

– Các bảng cân đối kế toán, Lưu chuyển tiền tệ cách làm cũng tương tự kết quả hoạt động kinh doanh.

5.2.Khai báo cho báo cáo tài chính

5.2.1. Khai báo kết quả kinh doanh

Mặc dù khi cài phần mềm xong thì phần khai báo đã có. Tuy nhiên có những khai báo có thể chưa hợp lý với đơn vị của bạn. Hoặc bạn muốn tạo một mẫu theo ý của công ty bạn thì bạn hãy khai báo lại trong “Khai báo kết quả kinh doanh”

Cách khai báo như sau.

1.Vào mục Báo cáo tài chính => Chọn Khai báo => kết quả kinh doanh

untitled86

– Dựa vào cột [ChiTieu] các chỉ tiêu Con (Nhiều ký tự) sẽ cộng dồn vào chỉ tiêu Mẹ (Ít ký tự) Ví dụ Chỉ tiêu A.01.01 và A.01.02 sẽ cộng dồn vào chỉ tiêu A.01

-Cột Tài khoản Nợ và Tài Khoản Có dùng để khai báo lấy dữ liệu cho từng chỉ tiêu. Ví dụ Chỉ tiêu A.01.01 Tài khoản nợ là Trống (Bao gồm bất kỳ tài khoản nợ nào,Tài khoản có là 511 (bao gồm tài khoản nào có 3 ký tự đầu là 511)

-Cột [CongThuc] dùng để tính toán. Ví dụ chỉ tiêu A.03 thì nhập là A.01-A.02

-Cột [Co_In] dùng để khai báo xem chỉ tiêu nào In ra. Nhập C thì sẽ in ra. Ngược lại nếu để trống thì không in ra

-Nếu muốn thêm chi tiêu nào thì bạn cứ copy một dòng bất kỳ nào dán xuống dòng dưới cùng rồi sửa lại trong Cột ChiTieu cho đúng. Vì cột này không được trùng.

5.2.2.Khai báo Lưu chuyển tiền tệ

* Khi cài đặt chương trình xong. thì Smart sẽ khai báo lưu chuyển tiền tệ cho bạn rồi. Tuy nhiên có nhiều trường hợp thì cách khai báo có thể còn thiếu so với cách hạch toán của công ty bạn. Trong trường hợp đó Smart sẽ thông báo cho bạn biết chính xác lỗi ở đâu. Bạn dựa vào thông báo vào mà khai báo lại bảng lưu chuyển tiền tệ cho hợp lý.

Cách khai báo như sau.

-Vào mục Báo cáo tài chính ->Khai báo -> lưu chuyển tiền tệ

untitled87

–Nguyên tắc lấy dữ liệu là :

+ Dựa vào cột [ChiTieu] các chỉ tiêu con cộng vào [ChiTieu] mẹ Ví dụ A.01.01 sẽ cộng dồn vào A.01

+ Cột [SapXep] dùng để sắp xếp in in ra báo cáo.

+ Cột [TkNo] dùng để khai báo tài khoản nợ . Nếu bạn khai báo là 11 thì bao gồm tất cả những tài khoản nào có 2 ký tự đầu là 11

+ Cột [TkCo] dùng để khai báo tài khoản có . Nếu bạn khai báo là 511 thì bao gồm tất cả những tài khoản nào có 3 ký tự đầu là 511

Ví dụ : bạn khai báo là TkNo là 11 (thì đã bao gồm 111,112,113 … 119) ; TkCo là 511 (thì bao gồm 5111,5112,5113 … 5119)

+ Cột [Nhan_Voi] dùng để khai báo dấu (âm hoặc dương) cho các cột phát sinh tiền.Nếu là nghiệp vụ chi tiền thì bạn nhập là -1 còn nếu là thu tiền thì bạn để là 1

Ví dụ về xử lý lỗi khi in báo cáo lưu chuyển tiền tệ :

VD: Chú ý mã tài khoản Có 3384 chưa khai báo trong Khai báo LCTT

Khi thấy thông báo như trên thì bạn lưu ý là Tài khoản nợ hay Tài khoản có. Trong trường hợp trên là tài khoản có (Có nghĩa là nghiệp vụ thu tiền). Giả sử trong trường hợp bạn muốn đưa loại nghiệp vụ này vào chỉ tiêu 6.Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh thì bạn làm như sau.

– Bạn đưa con nháy xuống chỉ tiêu con cuối cùng trong chỉ tiêu 6.Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh .Để con chuột tại dòng đó => Nhấn F10 để mở chế độ sửa => Nhấn F5 để coppy dòng. Sauk hi coppy dòng thì dòng vừa coppy sẽ được đưa xuống cuối bảng, bạn kéo xuống dòng này và sửa lại,sau khi bạn đóng bảng này lại và mở ra thì tự động dòng này sẽ nhảy lên trên nằm cùng với chỉ tiêu cùng loại . ví dụ đang là A.06.18 thì sửa thành A.06.19. =>Xong

5.2.3.Khai báo cân đối kế toán

Smart cung cấp chế độ mở cho Bảng cân đối kế toán. Tại đây bạn có thể tự do khai báo các chỉ tiêu theo ý muốn.

Cách khai báo như sau

untitled88

Chú ý : Bảng cân đối kế toán được lấy từ Bảng cân đối phát sinh tài khoản

1.Các chi tiêu con sẽ cộng vào chỉ tiêu mẹ dựa vào cột [ChiTieu]

Ví dụ Chỉ tiêu A.04.01 Và A.04.02 sẽ cộng vào A.04

2.Số liệu cập nhật vào bảng này dựa vào cột [TaiKhoan] và [SoDu]

– Nếu cột TaiKhoan khai báo là 111 thì chỉ tiêu này sẽ lấy số dư của tất cả những tài khoản nào có 3 ký tự đầu là 111

–Cột SoDu có 4 cách là

N (Thì Smart sẽ lấy số dư bên Nợ)

C (Lấy số dư bên Có)

N-C (Lấy số dư Nợ trừ số dư Có)

C-N (Lấy số dư Có trừ số dư Nợ)

3.Cột [Kieu_In] nếu khai báo là B thì chỉ tiêu này in ra đậm

4.Cột [Co_In] nếu khai báo là C thì chỉ tiêu này sẽ in ra. Ngược lại sẽ không in ra

5.Xử lý khai báo khi báo lỗi

Ví dụ :

“Chú ý Số dư Có tài khoản 3338 chưa khai báo trong Khai báo CDKT”

Nếu Smart báo như trên thì chứng tỏ trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản 3338 có số dư có mà chưa khai báo trong bảng cân đối kế toán. Thì bạn chỉ việc vào mục Báo cào tài chính => 7.Khai báo cân đối kế toán =>Khai báo thêm tài khoản này vào.

Nếu bạn muốn đưa số dư có 3338 vào chỉ tiêu mẹ là E.01.04 thì bạn thì bạn chỉ việc khai báo chi tiêu này có phần đầu là E.01.04 còn phân đuôi thì bạn tự đặt sao cho không trùng với chi tiêu khác là được

5.2.4.Khai báo công thức cho thuyết minh báo cáo tài chính.

– Muốn in được thuyết minh báo cáo tài chính bạn phái cập nhật công thức cho báo cáo tài chính.

– Để cập nhật công thức bạn vào Menu chính chọn mục 03. Báo cáo tài chính => 11. Cập nhật khai báo.

– Sau đó bạn check vào mục 06. Cập nhật công thức cho TMBCTC => Cập nhật.

– Cuối cùng bạn ra in thuyết minh báo cáo tài chính. Khi in thuyết minh thì bạn chú ý chọn excel 2003 hoặc excel 2007,2010 cho đúng với excel đang cài trên máy mình. Sau đó ấn vào tạo file excel mẫu và in là xong.

untitled89