3.2.2.Bảng quản trị dữ liệu F8

Quản trị bảng dữ liệu là một chức năng dùng để phân tích dữ liệu,chỉnh sửa dữ liệu rất mạnh. Nếu bạn sử dụng Smart mà không biết sử dụng chức năng này thì bạn bỏ tiền ra mua Smart thật lãng phí.

F8.1 Đếm những dòng đã chọn : Sau khi lọc bằng chức năng F7 xong bạn muốn biết có bao nhiêu dòng? Nhấn F8 rồi đưa vệt sáng đến “1. Đếm những dòng đã chọn” gõ Enter . Smart sẽ cho bạn kết quả.

F8.2 Tính tổng của những dòng đã chọn : Sau khi lọc bằng F7 xong , nhấn F8, di chuyển vệt sáng đến “2. Tính tổng của những dòng đã chọn” gõ Enter.

F8.4 Thay giá trị trong cột của những dòng đã chọn:

Chú ý : Chức năng này dùng để thay thế hàng loạt mà không undo được vì vậy Trước khi sử dụng chức năng này bạn lên lưu dữ liệu ra một file phòng hờ trước vì nếu bạn lỡ tay thay lộn thì hậu quả rất nghiêm trọng. Không có cách nào lấy lại dữ liệu được đâu.

Muốn thay dữ liệu ở cột nào thì đưa vệt sáng đến cột đó, rồi nhấn F8. di chuyển vệt sáng đến “4. Thay thế giá trị trong cột của những dòng đã chọn” gõ Enter, SMART sẽ hiện ra “Biểu thức thay” cho ta gõ giá trị cần thay thế vào. (nếu là dữ liệu loại chữ thì phải để trong dấu nháy ‘   ‘ ,nếu là dữ liệu loại số thì không cần.)

Ví dụ : Sau khi bạn lọc tất cả tài khoản nợ là 133 muốn thay dòng diễn giải thành 1331

Nhấn F8 -> Chọn mục 4 -> Enter gõ biểu thức sau :  ‘1331’ -> OK -> YES…

F8.5 In báo cáo sự lựa chọn bât kỳ

Chức năng này dùng để in báo cáo nhanh theo ý muốn của người sử dụng. Sau khi lọc bằng F7 xong bạn muốn in kết quả đã lọc thì nhấn F8 Chọn mục 5. Enter

Bạn dùng phím Space để chọn danh sách cột in. Gõ tiêu đề báo cáo vào ô tiêu đề nếu muốn. Nếu muốn bỏ cột nào thì Click chuột sang List box Danh sách cột in ra cũng nhấn phím Space để bỏ. Sau khi chọn danh sách cột in xong Click Ok để in. Chương trình sẽ chuyển ra Excel cho bạn.

F8.6 Đánh dấu những dòng đã chọn

Chức năng này có tác dụng đánh dấu hàng loạt những dòng đã chọn. Sau khi đánh dấu xong bạn nhớ bỏ đánh dấu đi  để sau này xóa đở lộn.

Vd: dùng F7 lọc những dòng có loại chứng từ là “PT”, muốn đánh dấu để xoá đi. Dùng F8 chọn “6. Đánh dấu những dòng đã chọn” gõ Enter. Những dòng này sẽ được đánh dấu bằng một ký tự “A” ở cột “Đánh dấu” trong KTSC.

Sau khi đánh dấu xong muốn lọc những dòng đã chọn thì gõ F8->Chọn mục C.Lọc những dòng đã đánh dấu

F8.7 Thôi đánh dấu những dòng đã chọn

Sau khi đánh dấu để tiện việc kiểm tra, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu xong. Để chánh sai sót làm đè dữ liệu hoặc xóa mất dữ liệu, bạn lên bỏ chế độ đánh dấu đi.

Nhấn F8 chọn mục “7.Thôi đánh dấu những dòng đã chọn” gõ Enter

F8.B Xóa những dòng đã chọn

Chú ý : Trước khi xóa nên lưu ra file phòng hờ trước

Sau khi lọc bằng F7 xong, dùng F8.6 đánh dấu. Tiếp tục dùng F8.B để xóa dữ liệu. Sau khi gõ Enter bạn sẽ thấy một thông báo xuất hiện. Kiểm tra lại một lần nữa trước khi xóa.

Nhấp “OK” SMART sẽ hỏi bạn lần cuối “Yes” hay “No”, nếu muốn xóa thì chọn “Yes”, không thì chọn “No”.

F8.C Lọc những dòng đã đánh dấu

Sau khi đánh dấu xong . Bạn muốn lọc những dòng đánh dấu thì nhấn F8 -> chọn mục C.lọc những dòng đánh dấu

F8.D In bảng dữ liệu theo subtotal

Nếu bạn đã từng In báo cáo dạng Subtotal trong Excel thì chức năng này cũng tương tự như vậy

Sau khi lọc bằng F7 xong muốn in dữ liệu từ kết quả đã lọc nhấn F8 chọn mục D. . .  Enter

Dùng phím F1 trên bàn phím chữ để chọn biểu thức gộp, Dùng phím Space để chọn danh sách cột in

Sau khi Click Ok . Chương trình sẽ in ra như sau. Cứ hết 1 số hóa đơn Chương trình sẽ cộng lại.

F8.E Sao những dòng đã chọn ra bảng khác

Chức năng này dùng để lưu dữ liệu ra một database Access, Excel hoặc file XML

Sau khi đã lọc bằng F7 xong . Bạn muốn lưu dữ liệu bạn đã lọc ra một file khác thì bạn nhấn F8 chọn mục E

– Nếu lưu ra database Access thì tên database có đuôi là mdb còn nếu lưu ra Excel thì Ten database có đuôi là Xls

Ví dụ trên lưu dữ liệu là toàn bộ PC ra file Excel ABC và tên bảng là ABC bạn làm như sau:

• Dùng chức năng F7 lọc toàn bộ PC ma ta có,
• Sau khi lọc xong bạn nhấn F8 chọn mục E ->Sao những dòng đã chọn qua bảng khác. Phần mềm sẽ xuất hiện bảng như hình dưới
• Bạn chọn loại file để lưu ra, giả xử chọn là Lưu ra Excel 2003 chẳng hạn
• Tiếp theo bạn chọn thư mục lưu, bạn tìm đến đường dẫn để lưu file này và chú ý phải đặt tên cho file, giả xử đặt là ABC.
• Sau khi đã chọn thư mục lưu file này, bạn click chọn OK –> YES.

F8 F. Bổ sung dữ liệu vào bảng này từ bảng khác

Chức năng này dùng để bổ sung dữ liệu từ một bảng khác của SQL,Access,Foxpro,Excel vào bảng này. Chức năng này thường được sử dụng để đẩy dữ liệu từ Excel vào phần mềm. Để bổ sung vào được thì Cấu trúc các bảng trong nguồn dữ liệu phải có cùng cấu trúc dữ liệu với bảng này trong phần mềm. Ví dụ bạn bổ sung file excel sau vào phần mềm.

Nếu data trong cột kiểu là Số (Number) thì không được để trống mà phải để là 0. Thứ tự sắp xếp cột trong Excel không cần phải giống trong Smart . Chỉ cần đúng mã cột .Bạn Click vào Từ file để chọn file. Tiếp theo trong ô [File of  type] chọn Excel file . Rồi chọn file Excel mình muốn bổ sung. OK -> XONG

• Ví dụ : Giả xử bây giờ bạn muốn bổ sung file Excel ABC mà lúc nãy vào sổ chứng từ gốc bạn làm như sau:
• Bạn mở Sổ Chứng Từ Gốc lên nhấn F8 chọn muc F –> Bổ sung dữ liệu vào bảng này từ bảng khác -> Nhấn Enter xuất hiện bảng như hình bên dưới
• Bạn chọn file nguồn để tìm đến file Excel aaaa.xls cần đưa vào. Chú ý tên bảng là tên Sheet của file Excel bạn cần đưa vào. Bạn check vào lấy tên bảng hiện hành.
• Bạn chon loại data nguồn là Từ file Excel (*.xls) -> Chọn bổ sung vào cuối bảng -> OK -> YES và chờ phần mềm bổ sung vào và bạn mở Sổ Chứng Từ Gốc ra xem.

F8=>G chuyển dữ liệu trong cột sang chữ hoa

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ hoa

F8.=>H chuyển dữ liệu trong cột sang chữ thường

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ thường

F8.=>I chuyển dữ liệu trong cột sang chữ hoa ký tự đầu

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ hoa của kỳ tự đầu tiên.

Ví dụ : nguyễn văn nhật -> Nguyễn Văn Nhật

F8.=>J chuyển dữ liệu trong cột sang chữ hoa ký tự đầu (một chữ)

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ hoa của kỳ tự đầu tiên của chữ đầu tiên

Ví dụ : nguyễn văn nhật -> Nguyễn văn nhật

F8.=>L chuyển dữ liệu từ Vni Dos sang Unicode

Thường chức năng này có tác dụng chuyễn những dữ liệu từ Fox for Dos Sang Unicode

F8.=>M Tìm chữ trong cột và thay thế bằng chữ khác

Thường sử dụng chức năng này trong các cột như Tên khách hàng,Diễn giải để thay thế hàng loạt đỡ mất thời gian. Tuy nhiên nó cũng rất nguy hiểm nếu bạn thay nhầm. Vì vậy trước khi thay hãy lưu dữ liệu sang file phòng hờ trước.

Ví dụ . Trong cột tên khách hàng bạn muốn thay toàn bộ chữ   [XD & TM] bằng [xây dựng và thương mại] thì bạn chọn F8 ->M . rồi nhập như hình dưới

F8.=>P Bổ sung dữ liệu vào cột từ file Excel

Chức năng này giống như một hàm Vlookup của Excel .

Ví dụ trong danh mục tài khoản Có 3 cột Matk (Mã tài khoản),Tentk (Tên tài khoản – Tiếng Việt),Tentk_e (Tên tài khoản – Tiếng Anh)

Nhưng Tentk_e chưa có . Trong khi đó bạn có cột Tentk_e trong Excel bạn muốn bổ sung vào Smart căn cứ theo mã tài khoản thì bạn làm như sau.

vào Danh mục tài khoản nhấn F8 chọn mục P

*Xem video hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Smart Pro 5.0

F8 + P bổ sung dữ liệu 1 cột từ file Excel

F8 + D In báo cáo dạng SUBTOTAL theo điều kiện

F8 + 5 In báo cáo nhanh theo điều kiện

F8 + 4 Thay dữ liệu hàng loạt

CTRL + G Quản trị bảng dữ liệu

F8 F - Import dữ liệu từ file Excel vào phần mềm

• <

  >
  F8 + P bổ sung dữ liệu 1 cột từ file Excel
• <

  >
  F8 + D In báo cáo dạng SUBTOTAL theo điều kiện
• <

  >
  F8 + 5 In báo cáo nhanh theo điều kiện
• <

  >
  F8 + 4 Thay dữ liệu hàng loạt
• <

  >
  CTRL + G Quản trị bảng dữ liệu
• <

  >
  F8 F - Import dữ liệu từ file Excel vào phần mềm