Hướng dẫn cách nhập các loại chứng từ và nguyên tắc nhập chứng từ trên phần mềm Smart Pro

a. Nguyên tắc nhập và thứ tự ưu tiên

Chứng từ được nhập theo thứ thự ưu tiên sau:

Để dễ hiểu bạn xem ví dụ sau:

Mua hàng về nhập kho và trả tiền mặt cho người bán

Theo ví dụ này thì đồng thời phát sinh 2 chứng từ là PNK và PC đúng không?

Nên có thể bạn không biết phải dùng chứng từ nào để nhập.

Theo nguyên tắc trên thì bạn sẽ dùng PNK để hạch toán nghiệp vụ trên. vi sao?

Vì :

Thứ nhất: Nếu bạn dùng PC thì sẽ không có ô Mã VTHH Nợ để bạn nhập, nên bạn không biết bạn nhập kho cái gì.

Thứ hai: Nếu bạn dùng PNK để Hạch toán thì bạn có thể khắc phục được phần trên, đồng thời khi In bằng cách [Ctrl + P] trên SCTG thì SMART sẽ hỏi bạn in gì: PC hay PNK. nghĩa là bạn có thể in được 2 phiếu trên PNK này. còn PC chỉ có thể in được PC mà thôi.

b. Cách thức sử dụng các loại phiếu:

– PNK (PXK) : Khi bạn sử dụng TK Kho để Hạch toán như 152***, 153***, 155***, 156***, 157***…. bên Có (Nợ).

– CTNH : Khi TK Nơ hoặc Có Bạn hạch toán là 112*** như thanh toán công nơ, trả lương… bằng tiền gửi NH.

– PT (PC) : Khi Bạn dùng tài khoản tiền mặt (111***) trong hạch toán.

– PKT : Dùng để hạch toán các bút toán nội bộ công ty như hạch toán lương, các loại bảo hiểm, các loại thuế vào chi phí hoặc trích lập dự phòng, trích lập các quỹ trong công ty, mua TSCĐ bằng công nợ…..

Lưu ý:

– Khí bạn hạch toán TK Nợ (Có) là TK kho 15*** thì bắt buộc phải nhập giá trị cho ô “Mã VTHH Nợ (Có)” để SMART biết bạn nhập gì vào kho, để SMART có thể theo dõi tinh trạng kho của bạn.

– Tương tự khi bạn Hạch toán TK Nợ (Có) là TK công nợ (131***, 331***, 338***, 138 *** …) thì thì bắt buộc phải nhập giá trị cho ô “Mã ĐTPN Nợ (Có)” để SMART biết bạn Bán Thiếu cho ai, Mua thiếu của ai, đã TTCN cho ai….