1.TỔNG QUAN

 1.1. Giới thiệu sơ lược chương tŕnh SMART PRO 5.0

 

­    Đầu tiên chúng tôi xin chân thành cảm ơn và tri ân quư khách hàng đă mua và sử dụng phần mềm kế toán Smart  xin gửi đến quư khách lời chào trân trọng.

­    SMART   phần mềm kế toán được xây dựng trên nền tảng Microsoft Visual Studio 2005SQL Server 2005 là một trong những công nghệ hiện đại và phổ biến nhất hiện nay trên thế giới. Smart được thiết kế thông minh và linh hoạt rất dễ cho việc nâng cấp vào bảo tŕ phần mềm. Smart có thể chạy trên máy tính cá nhân hoặc mạng cục bộ cho phép nhiều người cùng chia sẻ một cơ sở dữ liệu.

­    Smart phù hợp với các Công ty xây dựng, sản xuất, thương mại, dịch vụ, doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổng công ty hoặc liên hiệp các xí nghiệp quản lư trực tiếp hai cấp (cấp tổng công ty và công ty thành viên). Đối với các công ty làm dịch vụ kế toán th́ Smart hổ trợ chức năng tạo nhiều Database nên rất thuận lợi để làm nhiều công ty trên một phần mềm, mỗi công ty là 1 Database độc lập, số Database tạo không hạn chế.

­    Smart  được thiết kế thông tin chỉ cần nhập một lần từ màn h́nh nhập phát sinh, hệ thống sẽ tự động ghi vào sổ cái và các sổ chi tiết một cách thích hợp. Các số liệu được lưu chuyển trong nhiều kỳ kế toán và luôn bảo đảm nguyên tắc liên tục.

­    Hệ thống báo cáo của Smart được bao gồm như sau:

 

+ Các báo các chi tiết nhằm phản ánh các hoạt động chi tiết của kế toán như kế toán tiền mặt, vật tư, hàng hóa, công nợ …

+ Các báo tài chính nhằm cho biết t́nh h́nh hoạt động tổng quát của toàn doanh nghiệp.

+ Báo cáo thuế theo thông tư mới nhất của bộ tài chính.

+ Các báo cáo cung cấp thông tin nhanh cho nhà quản trị.

+ Ngoài ra Smart c̣n cung cấp cho người dùng các báo cáo  theo ư muốn bằng công nghệ ADO.

 

                    SƠ ĐỒ HOẠT ĐỘNG CỦA SMART

NHẬP PHÁT SINH

 
 

 

SỔ CHỨNG TỪ GỘC

 
 

CẬP NHẬT VÀO DỮ LIÊU VÀO CÁC DANH MỤC

 
 


 

- Danh mục tài khoản
- Sổ công nợ theo đối tượng
- Danh mục vật tư hàng hóa
- Danh mục vật tư hàng hóa trong kho
- 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

Theo sơ đồ trên th́ bạn thấy số liệu khi “Nhập phát sinh” chứng từ sẽ được lưu vào Sổ chứng từ gốc và các danh mục. Sau đó khi bạn sửa số liệu trong “Sổ chứng từ gốc” và chọn mục “Cập nhật dữ liệu vào các danh mục” th́ chương tŕnh sẽ tự động cập nhật lại vào các danh mục.

1.2. Cách vào chương tŕnh

 

-  Khởi động chương tŕnh Window

 

-  Để khởi động phần mềm Smart bạn hăy Doulbe Lick vào Biểu tượng phần mềm trên màn Desktop 000

 

Màn h́nh phần mềm lập tức xuất hiện như sau:

 

 

 

 

 


DANG NHAP

 

­    Ở màn H́nh Database Logon Bạn hăy đăng nhập như sau:

+Tên Server: tên server là tên máy tính cài SQL server (Máy chủ) có biểu tượng thường là ở bên góc phải của thanh Start.

 

 

                      Chú ư: nếu bạn mà thay đổi tên máy tính th́ tên của Server cung thay đổi theo.

                + Tên Database   : Nhập tên Database mà bạn làm việc

Chú ư: khi bạn sử dụng nhiều Database, để có thể chọn Database bạn nhập Mật khẩu trước sau đó bạn mới nhấp nút List All Database khi đó bạn đến ô Database để chọn Data bạn cần làm việc

 

+ Người sử dụng : Người sử dụng có quyền cao nhất thường là QUANLY, riêng

                               các máy trạm tùy theo bạn yều cầu người cài đặt cung cấp

                               cho bạn.

 

+ Mật khẩu: Mới lần đầu sử dụng thường mật khẩu là số 1, bạn có thể vào phần

                        mềm thay đổi tùy theo ư của bạn.

đ  Xong khi bạn điền đầy đủ thông tin bạn click OK màn h́nh chọn kỳ làm việc hiện lên như sau:

 

CHON THANG LAM VIEC

 

 - Lúc này màn h́nh sẽ cho bạn biết tên công ty, Data mà bạn đang làm việc, bạn chọn tháng và năm làm việc của ḿnh.

 

Chú ư: Phần mềm Smart mỗi năm bạn làm việc bạn phải tạo một Database mới, mỗi công ty bạn  tạo cho một Database.

 

­    Bạn nhấp nút OK sẽ xuất hiện giao diện chính của phần mềm như sau:

 

GIAO DIEN CHINH

 

Đến đây bạn đă khởi động thành công phần mềm kế toán Smart.

   1.3. Các menu làm việc chính của Smart

   1.3.1. Menu làm việc chính của Smart

­    Dựa trên các nghiệp vụ phát sinh thường xảy ra và dựa trên các đối tượng liên quan đến kế toán. Smart được thiết kế với các menu làm việc chính như sau:

 

Menu Chính

Menu Con

Menu Chi tiết

Chức năng  Menu

1. Bàn Làm việc

01. Nhập Phát sinh

02. Sổ Chứng Từ Gốc

03. Sổ chứng từ gốc - gộp

04. Xem, sửa sổ chứng từ gốc theo Form

05 .Quản trị data ngược.

06. Nhập kho hang bán bị trả lại

07.Xuất kho trả lại người bán

08.Mở nhiều danh mục

Ở Menu này dùng vào việc Nhập phát sinh và xem các chứng từ gốc.

2. Khai báo thông  tin

01. Cài Đặt thông số

02. Khai báo tên Cty – DC-    MST Trong HTKK

03. Khai báo tùy chọn riêng

Menu khai báo thông tin công ty đê ra sổ sách kế toán và báo cáo thuế.

1. Danh mục chung

01.  Hệ Thông tài khoản

02. Các loại chứng từ

03. Đối tưọng pháp nhận

10. Danh mục báo cáo

Menu dùng khai báo số dư đầu kỳ các tài khoản, đối tưọng pháp nhân và cuối cùng là danh mục cấu thành sản phẩm dành cho thưong mại bán máy vi tính …

2. Hàng hóa

01. Hàng hóa chung

02. Hàng hóa theo kho

03. Hàng hóa theo lô

04. Khai báo đơn giá vùng

05. Khai báo ĐG bán theo nhóm đối tương

08. Giá bán theo hàng hóa và ngày áp dụng

Menu dùng khai báo danh mục hàng hóa và số dư dầu kỳ hàng hoá

3. Công nợ

01. Công nợ theo đối tưọng

02. Công nợ theo công tŕnh

03. Công nợ theo hoá đơn

04. Công nợ theo hợp đồng

05. Công nợ theo chứng từ vận chuyển

06. Công nợ theo hàng hóa

07. Theo công tŕnh và đợt thanh toán

08. Công nợ theo khế ước vay

 

Menu dùng khai báo chi tiết công nợ và số dư đầu kỳ công nợ, theo tượng đối tượng, hợp đồng và công tŕnh…

4. Chi phí

01. Yếu tố chi phí

02. Sổ theo dơi chi phí theo bộ phận

03. Sổ tổng hợp chi phí theo công tŕnh

Menu dùng khai báo chi tiết yếu tố chi phí theo từng bộ phận, công tŕnh.

1. In báo cáo

01. Bảng cân đối phát sinh tài khoản

02.Bảng cân đối kế toán

03. Kết quả hoạt động kinh doanh

Menu dùng để in bộ báo cáo tài chính

2. Khai báo

01. Khai báo cân đối kế toán

02. Khai báo kết quả hoạt động kinh doanh

Menu dùng vào khai báo các chỉ tiêu báo báo cáo tài chính

1. Mua vào

01. Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào

02. In xác minh hóa đơn

03. Cập nhật vào HTKK

Menu dùng để kiểm tra thuế đầu vào và cập nhật thuế qua HTKK mới nhất của thuế

2. Bán ra

01. Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra

 

Menu dùng để kiểm tra thuế đầu ra

1. Mẫu 48 và 15

 

01. Sổ nhật kư chung

02. Sổ nhật kư thu tiền

03. Sổ nhật kư chi tiền

Menu dùng in sổ sách theo h́nh thức nhật kư sổ chung theo quyết định 48 và 15

2.Mẫu khác

01. In sổ đăng kư chứng từ ghi sổ

02. In chứng từ ghi sổ

 

Menu dùng in sổ sách theo h́nh thức chứng từ ghi sổ theo quyết định 48, 15 và những biểu mẫu khác.

1.Theo đối tượng

01. Chi tiết của 1 đối tượng (Có gộp theo chứng từ) ...

Menu in các báo cáo công nợ theo đối tượng

2.Theo hợp đồng

01. Chi tiết của 1 hợp đồng …

06. Tổng hợp theo đối tượng và hợp đồng

Menu in các báo cáo công nợ theo đối tượng và hợp đồng

3.Theo công tŕnh

01. Chi tiết của 1 công tŕnh …

04. Tổng hợp theo đối tượng và công tŕnh

Menu in các báo cáo công nợ theo đối tượng và công tŕnh

4.Theo hóa đơn

01. Chi tiết của 1 đối tượng theo hóa đơn (T) …

Menu in các báo cáo công nợ theo đối tượng và hóa đơn

1. Sổ hàng hóa của tất cả kho

01. Chi tiết (Thẻ kho)

02. Tổng hợp

03. Tổng hợp  - Có nhiều đơn vị

04. Tổng hợp – Subtotal nhiều cấp

Menu in báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa tất cả chung

2.Sổ hàng hóa theo từng kho

01. Chi tiết

02. Tổng hợp

Menu in báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa tất cả theo kho

3.Sổ hàng hóa theo lô

01. Chi tiết (Thẻ kho)

02. Tổng hợp - Của tất cả kho

03. Tổng hợp - Của 1 kho

04. Tổng hợp và chi tiết

Menu in báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa tất cả theo lô

1.Khai báo cho công tŕnh

01. Khai báo chi tiết cho công tŕnh

02. Khai báo tài khoản doanh thu, chi phí

03. Khai báo bảng tỷ lệ phân bổ

04. Xem bảng tỷ lệ phân bổ

05. Xem bảng phân bổ chi phí

06. Danh mục công tŕnh

07. Xem chi tiết 1 công tŕnh

Menu khai báo cho công tŕnh

2.In báo cáo công tŕnh

01. Sổ chứng từ gốc công tŕnh

02. Xem chi tiết chi phí 1 công tŕnh

….

10. Sổ 154 theo công tŕnh

Menu in báo cáo cho công tŕnh sau khi xử lư

 

03. Xử lư giá thành

01.Xuất kho tự động cho Công Tŕnh từ PNK

02. Kết chuyển chi phí 621,622,623,627 sang 154

……

07. Xử lư giá thành Công Tŕnh

08. Bảng giá thành Công Tŕnh sau khi xử lư

Menu xử lư giá thành công tŕnh

 

1.Doanh thu

01. PT Doanh thu Giá Vốn Lăi Gộp theo Mặt Hàng

02. PT Doanh thu của 1 tiếp thị theo khách hang

14. Sổ tổng hợp theo dơi tiền vận chuyển theo xe

Menu in ra báo cáo phân tích doanh thu theo kế toán quản trị

2. Chi phí

01. PT Chi phí đầu vào

02. PT Chi phí theo Tài Khoản và Yếu Tố Chi Phí

08. Pivot Table theo Mă ĐTPN Nợ và Mă YTCP Nợ

Menu in ra báo cáo phân tích phân tích các chí phí  theo kế toán quản trị

3. Tiêu thụ sản phẩm

01. Báo cáo tiêu thụ sản phẩm theo ngày

02. Báo cáo tiêu thụ theo nhóm sản phẩm

03. Phân tích doanh thu khách hàng và sản phẩm

04. Tổng hợp số lượng bán hàng

Menu in báo cáo tiêu thụ sản phẩm

 

1.Bảo tŕ hệ thống

01. Kiểm tra và Cập nhật số dư các danh mục

02. Kiểm tra và xử lư lỗi trong dữ liệu

03. Kiểm tra kế toán

04 Chuyển số dư danh mục con về danh mục mẹ

05. Kiểm tra đơn giá bán

06. Nhật kỷ sửa xóa dữ liệu

Menu dùng vào kiểm tra và cập nhật dữ liệu từ sổ chứng từ gốc vào các danh mục và ngược lại

 

1.Tài sản cố định

01. Danh mục tài sản cố định

02. Xử lư khấu hao

..

06. Cập nhật lại từ Danh Mục TSCĐ Vào Bảng KHTSCĐ

Menu dùng để trích khấu hao và theo dơi tài sản cố định

2.Chi phí chờ phân bổ

01. Danh mục Chi Phí Chờ Phân Bổ

02. Xử lư Chi Phí Chờ Phân Bổ

05. In bảng Chi Phí Chờ Phân Bổ

Menu dùng trích chi phí chờ phân bổ và theo dơi công cụ dụng cụ

3.Lương thời vụ

01. Danh sách Công nhân thời vụ

02. In hợp đồng lao động thời vụ

05. In bảng chấm công theo từng công tŕnh

Menu dùng tổng hợp lương theo công tŕnh, in bảng chấm công và in hợp đồng lao động.

 

1.Cộng cụ tiện ích

01. Nạp số dư cuối kỳ trước vào đầu kỳ này

02. Tạo database mới

03. Gửi database này cho Năng Động

04. Lưu dữ liệu sang file khác pḥng hờ

06. Chuyển qua tháng khác

09. Chuyển sang database khác

10. Chuyển sang chế độ kế toán khác

11. Xử lư Chênh lệch tỷ giá  - Công nợ

12. Sắp xếp lại Sổ chứng từ gốc

25. Định dạng Ngày và Số

Menu chức những công cụ tiện cho người dùng chẵng hạn như:

Tạo thêm công ty mới, nạp số dư năm cũ qua, lưu dữ liệu sang file pḥng hờ, chuyển sang công ty khác để làm việc, xử lư chêch lệch tỷ giá.

 

1.Phân quyền sử dụng

01. Phân quyền sử dụng theo dữ liệu

02. Khóa dữ liệu theo tháng

03. Thay đổi mật khẩu người dùng

04. Danh sách User và Mật khẩu

…….

09. Phân quyền theo bảng dữ liệu

Menu dùng vào phân quyền sử dụng cho người dùng theo máy chủ máy con, khóa dữ liệu, tạo và thay đổi danh sách người dùng

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Xử lư

01. Kiểm tra thuế đầu vào

02. Kiểm tra thuế đầu ra

10. Nhập kho và xuất kho tự động - theo kiểu đóng gói

Menu dùng vào xử lư cuối tháng như: xử lư đơn giá tồn kho, kết chuyển tài khoản doanh thu chi phí qua 911 để xác định kết quả kinh doanh.

2.In chứng từ

01. Đánh số và ngày Chứng Từ Ghi Sổ

02. Đánh số chứng từ tự động (PC-PT-PNK-PXK)

03. In phiếu Chi

07. In chứng từ hàng loạt theo mẫu Ctrl+P

Menu dùng vào đánh lại số chứng từ theo h́nh thức chứng từ ghi sổ, đánh lại số chứng từ tự động theo ngày chứng từ và in phiếu thu, chi, nhập, xuất hàng loạt theo từng tháng.

3. Xử lư xuất kho

01. B́nh quân theo tháng - Không theo dơi HH theo kho – BQGQL

02. B́nh quân theo tháng - Có theo dơi HH Nhiều kho – BQGQL

03. B́nh quân theo ngày

04. B́nh quân theo tháng - Nhiều kho (Đơn giá chuyển kho tự nhập)

05. B́nh quân theo tháng - Nhiều kho (Chạy đồng thời tất cả kho)

06. Nhập trước xuất trước, Thực tế đích danh

Menu xử lư giá trị xuất kho

qlluong

1. Xử lư lương

01.  Danh mục nhân viên

02.  Lập bảng chấm công

…..

12.  Mở công thức tính lương

Menu xử lư lương

2. Các chức năng khác

01. Cập nhật lại công thức

02. Khai báo mă số tính ngày công

07. Cập nhật ngày công từ máy chấm công

Menu khai báo lương

3. Báo cáo tiền lương

01. In tổng hợp lương

02. In bảng chấm công

03. In bảng tạm ứng lương

04. Các báo cáo động

Menu in báo cáo lương