Khai báo số dư đầu kỳ hệ thống tài khoản trên phần mềm Smart Pro 5.0

2.2.2. Khai báo hệ thống tài khoản

Khai báo số dư đầu kỳ trong “HỆ THỐNG TÀI KHOẢN”.

untitled8 untitled9

– Danh mục tài khoản là danh mục lưu tất cả các thông tin về tài khoản bao gồm Mã,Tên,Số dư.

– Tùy theo đơn vị của bạn có thể thêm bớt xóa sửa tài khoản cho phù hợp với đơn vị của bạn.

– Bạn lấy số dư cuối kỳ của”BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH” kỳ trước nhập vào. Tài khoản nào có dư nợ thì nhập vào cột dư nợ đầu kỳ,tài khoản nào có dư có thì nhập vào dư có đầu kỳ. Lưu ý bạn phải nhập vào tài khoản chi tiết nhất. Khi in bảng Cân đối phát sinh Smart sẽ tự động cộng dồn lên.

– Đối với các tài khoản ngân hàng thì mỗi một tài khoản trong ngân hàng bạn nên đặt cho nó một mã hiệu để cho dễ quản lý

– Đối với các tài khoản theo đối tượng ví dụ như 131 thì bạn phải khai báo chi tiết từng khách hàng trong sổ công nợ theo đối tượng. Trong Hệ thống tài khoản bạn chỉ khai báo số tổng.

– Đối với những tài khoản vật tư hàng hóa có theo dõi hàng tồn kho bạn phải khai trong Danh mục vật tư hàng hóa. Trong Hệ thống tài khoản chỉ khai số tổng.

-Lưu ý : + Đối với tất cả các tài khoản mà bạn sử dụng những tài khoản có chi tiết thì bạn bắt buộc phải khai số dư ở những tài khoản chi tiết. Ví dụ: TK 111,nếu bạn không sử dụng tiết khoản thì bạn khai số dư ở bên nợ TK 111, còn khi TK này có tài khoản chi tiết là 1111,1112 thì bạn khai số dư ở 2 TK chi tiết này mà không khai ở TK 111 sau khi in bảng cân đối phát sinh Smart sẽ tự động cộng dồn lên.

+ Khi đặt tiết khoản (TK con) bạn cần chú ý, những tài khoản có cùng cấp với nhau thì sẽ có cùng số ký tự với nhau, TK có nhiều ký tự hơn sẽ là con của TK ít ký tự hơn, chẳng hạn TK có 4 ký tự sẽ là con của TK có 3 ký tự, TK có 5 ký tự sẽ là con của TK có 4 ký tự… VD TK mẹ là TK 1121, bạn muốn đặt thêm 2 tiết khoản thì phải đặt là 11211, 11212 chứ không phải đặt là 11211, 112112, như vậy phần mềm sẽ hiểu là TK 112112 là TK con của TK 11211 chứ là TK cùng cấp với TK 11211 vì số ký tự của 112112 nhiều hơn số ký tự của TK 11211 trong cùng 1 dãy số giống nhau.

+ Đối với TK là hàng hóa, nguyên vật liệu hay công cụ dụng cụ như 156,155,152,153…Khi khai tài khoản chi tiết cho những tài khoản này bạn phải vào Khai Báo Thông Tin -> Cài Đặt Thông Số chọn dòng ID26.Danh sách TK sổ vật tư hàng hóa. Khai thêm những TK con mà bạn mới tạo ra sao cho những TK trên danh mục TK phải được khai hết trong ô này thì lúc bạn chuyển số dư mới đúng.

+ Đối với TK là công nợ hay tạm ứng như 131,331,141…Khi khai tài khoản chi tiết cho những tài khoản này bạn phải vào Khai Báo Thông Tin -> Cài Đặt Thông Số chọn dòng ID19.Danh sách TK sổ công nợ theo đối tượng. Khai thêm những TK con mà bạn mới tạo ra sao cho những TK trên danh mục TK phải được khai hết trong ô này thì lúc bạn chuyển số dư mới đúng.

+ Tất cả các tài khoản nếu không có số dư thì bạn để là số 0, chứ không được để trống lúc bạn đóng lại phần mềm sẽ báo lỗi.

+ Các TK bạn khai trong cột TK thì không được trùng nhau

+Mún Tạo TK Thêm chúng ta ấn tổ hợp phím CTRL +N Màn hình sẽ hiện Form Để ta khai báo sau đó đánh tài khoản và tên TK muốn khai báo vào ấn THÊM là xong.

untitled10