HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN SMART PRO CHO CÔNG TY SẢN XUẤT

13. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SMART PRO CHO DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT:

– Tính giá thành sản phẩm theo định mức 1

– Tính giá thành theo quyết định 48.

– Tính giá thành theo quyết định 15.

– Tính giá thành sản phẩm theo giai đoạn

– Tính giá thành gia công hàng hóa

13.1. Khai báo thông tin, cài đặt các thông số cơ bản

– Phần này các bạn khai báo giống như phần khai báo thông tin, cài đặt thông số mà tôi đã giới thiệu ở phần đầu. Bạn có thể quay trở lại để xem kỹ hơn nhé.

– Chú ý: Tại dòng ID14 (phương pháp đánh giá hàng tồn kho) bạn phải xác định từ đầu là làm theo phương pháp nào bởi vì khi bạn làm phương pháp này sau đó đổi phương pháp khác sẽ rất khó khăn

13.2. Số dư đầu kỳ, nhập phát sinh và cách tính giá thành

13.2.1. Khai báo số dư đầu kỳ

– Khai báo danh mục tài khoản, số dư tài khoản, số dư công nợ, hàng hóa

13.2.2.Nhập phát sinh

– Phần này tôi cũng đã giới thiệu ở trang 20 đến trang 42. Các chứng từ thường dùng là PNK,PNKNL,PNKTP,PXK,PXKNL,PKT,PT,PC,CTNH,HDBR.

13.2.3. Tính giá thành sản xuất

13.2.3.1.Tổng quan(Overview)

Kế toán tính giá thành sản phẩm là một trong những vấn đề mà người làm kế toán luôn luôn gặp những khó khăn vào mất thời gian trong khi tập hợp chi phí và phân bổ chí phí sản xuất như chí phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.Phần mềm kế toán Smart giúp chúng ta làm các điều đó rất đơn giản.
Smart tính giá thành sản phẩm theo 2 quyết định (Quyết định 15 dùng cho doanh nghiệp lớn, quyết định 48 dùng co doanh nghiệp vừa và nhỏ).
Trong Smart cung cấp cho chúng ta tính giá thành sản phẩm bằng Phương pháp Xuất kho theo định mức nguyên vật liệu, dựa trên bảng định mức mà chúng ta khai báo cho chương trình, khi đó chương trình sẽ tự động xuất kho dựa trên Bảng định mức.
Khi cần in Báo cáo về chi tiết giá thành của một sản phẩm, chi tiết xuất nhập tồn nguyên vật liệu và những báo cáo có liên quan thì chúng ta vào sổ hàng hoá hoặc mục Tính giá thành sản phẩm khi đó Smart sẽ cho chúng ta các báo cáo sau:
- Sổ tổng hợp xuất nhập tồn nguyên vật liệu.
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu.
- Bảng giá thành của từng thành phẩm sau khi chúng ta xử lý.
- Chi tiết giá thành của từng thành phẩm.

13.2.3.2.Tính giá thành sản phẩm theo định mức 1

Tính giá thành định mức 1 theo QĐ 15

Để tính giá thành sản phẩm theo định mức 1 trên phần mềm Smart chúng ta phải thông qua các bước sau:

Bước 1: Khai báo
Bước 2: Xử lý xử lý giá thành
Bước 3: Xem báo cáo giá thành sau khi xử lý

Cách thực hiện các bước của quá trính tính giá thành sản phẩm:

Cách làm:

Bước 1 : Khai báo tính giá thành

– Đầu tiên bạn khai báo mã thành phẩm để tính giá thành trong danh mục hàng hóa chung:

untitled136

Vào Menu giá thành

untitled137

– Bạn chọn mục 1. Khai báo => 1. Khai báo định mức nguyên liệu

untitled138

– Các bạn khai báo định mức nguyên liệu như trên hình, dùng F1 để tìm mã thành phẩm và mã nguyên liệu và gõ định mức vào

– Khai báo định mức nhân công (nếu có)

untitled139

– Khai báo tỷ lệ để phân bổ chi phí nhân công và sản xuất chung.

untitled140

Bảng này dùng để khai báo tỷ lệ để phân bổ chi phí nhân công và sản xuất chung. Trường hợp này áp dụng khi đơn vị của bạn muốn có 1 tiêu thức phân bổ riêng không sử dụng các tiêu thức phân bổ có sẵn trong phần mềm.Bạn khai báo mã thành phẩm và tỷ lệ vào bảng này.

– Khai báo thành phẩm dở dang cuối kỳ (nếu có)

untitled141

Chú ý % hoàn thành cuối kỳ chỉ bao gồm chi phí nguyên liệu còn nhân công và sản xuất chung bao giờ cũng là 100%

Bước 2 : Xử lý

– Nhập kho thành phẩm tự động:

Vào menu xử lý chọn 01. Nhập kho thành phẩm tự động

untitled142

– Bước này phần mềm sẽ dựa vào hóa đơn bán ra của bạn để nhập kho thành phẩm, ví dụ trong tháng bạn bán ra Thành Phẩm A với số lượng là 10, trong smart đã làm sẵn cho bạn bút toán Nợ 632 / Có 155 với số lượng là 10, sau khi bạn làm xong bước này phần mềm sẽ làm bút toán nhập kho thành phẩm Nợ 155 / Có 154 với số lượng là 10 Thành Phẩm A. Chú ý bước này chỉ áp dụng trong trường hợp số lượng thành phẩm bán ra bằng số lượng sản xuất, trường hợp số lượng bán ra khác số lượng sản xuất thì bạn phải nhập kho bằng PNKTP( phiếu nhập kho thành phẩm ngoài màn hình nhập phát sinh

– Xuất kho nguyên liệu

Bạn vào menu Xử Lý chọn mục 02. Xuất kho nguyên liệu

untitled143

Bước này phần mềm sẽ xuất kho nguyên liệu theo định mức mà bạn đã khai báo.

Chú ý : Nếu bạn không có định mức nguyên liệu thì bạn phải xuất kho nguyên liệu bằng phiếu PXKNL( Phiếu xuất kho nguyên liệu ) từ màn hình nhập phát sinh. Bạn có thể xuất kho riêng cho từng thành phẩm bằng cách chọn mã thành phẩm ở ô kế bên ô mã tài khoản nợ ( Xem hình dưới)

untitled144

– Xử lý giá trị xuất kho nguyên liệu:

Sau khi xuất kho xong bạn phải xử lý lại giá trị xuất kho nguyên liệu bằng cách vào Xử lý chọn mục 04. Xử lý lại giá trị xuất kho, bạn chọn tháng, chon tài khoản rồi xử lý.

– Hạch toán chi phí nhân công theo định mức

Nếu có chi phí nhân công theo định mức bạn đã khai thì bạn phải hạch toán chi phí nhân công

untitled145

– Xử lý giá thành

Vào menu Xử Lý chọn mục 06. Xử lý giá thành

untitled146

Bạn chọn tháng, chọn tiêu thức phân bổ cho nhân công và sản xuất chung rồi bấm Xử lý. Trong quá trình xử lý nếu có thong báo hiện lên thì bạn cứ chọn Yes nhé.

Vậy là bạn đã tính giá thành xong, vào sổ chứng từ gốc xem lại những bút toán nhập kho thành phẩm xem có đơn giá , thành tiền chưa nhé.

Bước 3 : Xem các báo cáo giá thành

– Bạn vào menu giá thành chọn mục 04. Kết quả, trong này có các bảng tính giá thành sau khi xử lý, bảng phân bổ chi phí chung, xem chi tiết tổng hợp 1 thành phẩm……

* Tính giá thành theo quyết định 48.

Ở doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 thì sẽ không có tài khoản 621,622,627. Nên mọi chi phí sản xuất ta đều tổng hợp vào 154. Ở đây ta tạo ra 3 yếu tố chi phí để tính giá thành quy định là :

NVL : Nguyên Vật Liệu SXC : Sản Xuất chung NC :Nhân Công

Các bước làm tương tự giống với quyết định 15. Chỉ khác là khi hạch toán đến TK 154 thì ta gán yếu tố chi phí tương ứng vào.

13.2.3.3.Tính giá thành sản phẩm theo giai đoạn

– Để tính giá thành theo giai đoạn đầu tiên bạn bào menu chính chọn Nhập phát sinh=> Khai báo thong tin => Khai báo tùy chọn riêng => Chọn dòng ID034 ô giá trị bạn để la 5, sau đó khởi động lại phần mềm

– Vào Menu giá thành:

untitled147

– Để tính giá thành giai đoạn bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Khai báo tính giá thành
Bước 2: Xử lý giá thành theo từng giai đoạn
Bước 3: Xem các báo cáo giá thành.

Cách làm:

Bước 1: Khai báo tính giá thành

Khai báo tài khoản chi phí

untitled148

+ Cột giai đoạn bạn khai từng giai đoạn vào nếu có bao nhiêu giai đoạn bạn khai bấy nhiêu dòng.

+ Cột danh sách TK doanh thu bạn bỏ qua, cột này chỉ dùng khi bạn muốn phân bổ chi phí theo doanh thu.

+ Cột danh sách TK chi phí bạn khai tài khoản chi phí vào, nếu là giai đoạn SX1 thì là (‘621A’,’622A’,’627A’), giai đoạn SX2 là (‘621B’,’622B’,’627B’), giai đoạn SX3 là (‘621C’,’622C’,’627C’)…

+ Cột TK thành phẩm nếu là SX1 là 155A, SX2 là 155B…

+ Cột Tài khoản nguyên liệu thì để trống.

+ Cột TK chi phí nguyên liệu nếu là SX1 là 621A, SX2 là 621B…

+ Cột TK chi phí nhân công nếu là SX1 là 622A, SX2 là 622B…

+ Cột TK dở dang nếu là SX1 là 154A, SX2 là 154B…

-> Sau khi khai báo các tài khoản bạn đóng lại và mở lại menu giá thành, ở ô giai đoạn xử lý bạn chọn SX1 để khai báo định mức nguyên vật liệu

Khai báo định mức nguyên vật liệu theo giai đoạn

Đầu tiên muốn khai báo định mức nguyên vật liệu bạn phải khai báo hệ thống danh mục hàng hóa. VD đơn vị bạn sản xuất theo 2 giai đoạn thì bạn đặt mã tài khoản thành phẩm là 155A, 155B.

untitled149

Phần khai báo này bạn khai tương tự như với khai báo nguyên liệu giá thành định mức. Chỉ khác ở chỗ là ở đây bạn phải khai giai đoạn sản xuất vào.
Khai báo định mức nhân công:

untitled150

-> Phần này bạn khai giống phần khai định mức nhân công giá thành định mức. Chỉ khác là bạn phải khai giai đoạn sản xuất vào.

– Khai báo dở dang cuối tháng:

untitled151

+ Bạn khai số lượng vào sản phẩm dở dang cuối tháng vào cột S.lượng DDCK.

+ Bạn nhập % hoàn thành vào cột % hoàn thành, chú ý % hoàn thành là dở dang của chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, nếu cột % hoàn thành để trống thì coi như không có chi phí dở dang cho chi phí nhân công và sản xuất chung.

+ Bạn nhớ khai giai đoạn sản xuất vào nhé.

Khai báo dở dang nguyên liệu cuối kỳ:

+ Nếu trong quá trình sản xuất bạn không xác định được dở dang ở mỗi thành phẩm là bao nhiêu thì bạn có thế áp dụng tính dở dang nguyên liệu chưa sử dụng để sản xuất thành phẩm. Bạn khai báo theo bảng dưới đây để khi xử lý giá thành phần mềm sẽ trừ phần chi phí này ra

untitled152

Khai báo tỷ lệ để phân bổ chi phí nhân công và sản xuất chung

untitled153

Bước 2: Xử lý giá thành

untitled154

– Bạn chọn Menu giá thành rồi chọn vào mục Xử lý. Đầu tiên bạn chọn giai đoạn sản xuất để xử lý

– Nhập kho thành phẩm tự động : Bước này phần mềm sẽ nhập kho thành phẩm từ hóa đơn bán ra của bạn, giả sử trong tháng bán 10 SPA (Nợ 632/Có 155A : 10 SP) sau khi nhập kho tự động phần mềm sẽ tự động làm bút toán nhập kho (Nợ 155A/Có 154A :10 SP).

untitled155

Chú ý : Bước này chỉ áp dụng trong trường hợp số lượng bán ra bằng với số lượng sản xuất, còn các trường hợp còn lại bạn phải nhập kho từ màn hình nhập phát sinh.

Xuất kho nguyên liệu: Bước này phần mềm sẽ tự động xuất kho theo định mức mà bạn đã khai báo cho từng giai đoạn. Bạn chọn tháng, chọn TK chi phí nguyên liệu rồi bấm xử lý.

Chú ý : Nếu bạn không có định mức nguyên liệu thì bạn có thể xuất nguyên liệu ra sản xuất bằng phiếu xuất kho nguyên liệu trên màn hình nhập phát sinh. Sau khi xuất kho xong kiểm tra lại tồn kho nguyên liệu xem có bị âm không, nếu bị âm phải xử lý hết âm mới làm tiếp các bước sau.

untitled156

Xử lý giá trị xuất kho nguyên liệu: Bạn chọn tháng, chọn tài khoản để xử lý giá trị xuất kho.

untitled157

Hạch toán nhân công theo định mức (nếu có) : Chọn tháng, chon TK chi phí nhân công.

untitled158

Giai đoạn 2:

– Sau khi xử lý giai đoạn sản xuất 1 bạn chọn giai đoạn xử lý là SX2 để tính tiếp giá thành của giai đoạn SX2.

– Cách xử lý giá thành bạn làm tương tự như cách xử lý của giai đoạn 1

Chú ý : Nếu đơn vị bạn tính giá thành có nhiều giai đoạn hơn thì bạn vào phần khai báo các tài khoản khai thêm giai đoạn sản xuất.

Nếu đơn vị bạn làm theo quyết định 48 thì bạn cũng vào phần khai báo các tài khoản khai báo tài khoản giá thành

+ Cột danh sách TK chi phí bạn khai tài khoản chi phí vào, nếu là giai đoạn SX1 thì là (‘1541A’,’1542A’,’1543A’), giai đoạn SX2 là (‘1541B’,’1542B’,’1543B’), giai đoạn SX3 là (‘1542C’,’1542C’,’1543C’)…

+ Cột TK thành phẩm nếu là SX1 là 155A, SX2 là 155B…

+ Cột Tài khoản nguyên liệu thì để trống.

+ Cột TK chi phí nguyên liệu nếu là SX1 là 1541A, SX2 là 1541B…

+ Cột TK chi phí nhân công nếu là SX1 là 1542A, SX2 là 1542B…

+ Cột TK dở dang nếu là SX1 là 154A, SX2 là 154B…

Chú ý khi nhập phát sinh đến tài khoản 1541, 1542, 1543 bạn phải đặt mã yếu tố chi phí ( YTCP)

-> Các bước xử lý làm tương tự như xử lý giá thành giai đoạn quyết định 15

13.2.3.4Tính giá thành gia công hàng hóa

– Phương pháp này dùng trong trường hợp bạn mua hàng hóa về sau đó gia công ra để bán mà không phát sinh chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung. VD Bạn mua hàng về với đơn vị lớn sau đó bạn chia nhỏ ra để bán (giả sử bạn mua thùng sơn lớn về sau đó chiết ra thùng nhỏ để bán) giả định rằng chi phí cho việc chia nhỏ bạn đưa vào chi phí quản lý.

– Đầu tiên vào Menu chính =>02. Hệ thống danh mục => 07. Danh mục cấu thành sản phẩm

Giả sử thùng sơn lớn chiết xuất ra 2 loại thùng sơn con bạn khai báo như hình dưới đây :

untitled159

Chú ý : Trong quá trình nhập kho bạn vẫn nhập thùng sơn lớn, còn khi xuất bán thì bạn xuất thùng sơn con bình thường.

Sau khi nhập xuất xong nếu muốn xem hàng tồn kho bạn vào menu chính chọn Xử lý cuối tháng => Giá thành => 05. Giá thành gia công – Thương mại

untitled160

– Ở bảng này bạn chọn tháng chọn tài khoản kho và tài khoản trung gian( TK trung gian do ban tự đặt) rồi xử lý.

– Chú ý : + Nếu mã danh mục con bán ra bằng với mã danh mục con được sản xuất ( có nghĩa là mà DM con không có tồn kho) thì khi xử lý mục Tùy chọn xử lý bạn chọn muc 1. Nhập kho thành phẩm và xuất kho nguyên liệu.

+ Nếu số lượng DM con sản xuất khác số lượng DM con bán ra thì trong kỳ bạn phải nhập kho số lượng DM con sản xuất trên màn hình nhập phát sinh. Sau đó khi xử lý mục Tùy chọn xử lý bạn check vào đồng thời mục 2.Xuất kho nguyên liệu và Có xử lý đơn giá cho PNK thành phẩm.

13.3. Xử lý cuối tháng

– Bạn làm 1 số bước sau:

+ Vào menu chính chọn E. Xử lý cuối tháng. Nếu bạn theo dõi hàng tồn kho theo phương pháp BQGQL thì bạn phải xử lý lại đơn giá bình quân. Bạn chọn mục 05. Xử lý lại đơn giá (BQGQL), nếu cuối tháng bạn mới xử lý đơn giá. Chọn 08. Xử lý lại đơn giá BQGQT, nếu bạn xử lý đơn giá tại thời điểm xuất. Chọn 07. Xử lý lại đơn giá (BQGQL) – nhiều kho, nếu bạn theo dõi nhiều kho.

Chú ý: Khi bạn theo dõi hàng hóa theo phương pháp BQGQ mới sử dụng bước này, còn theo dõi hàng hóa theo NT-XT, NS-XT, HT hoặc không có vật tư,hàng hóa thì bỏ qua bước này luôn.

+ Kiểm tra thuế đầu ra,đầu vào xem có khớp giữa báo cáo thuế và sổ sách không, Bạn vào xử lý cuối tháng chọn muc 02,03. Kiểm tra thuế đầu ra,đầu vào.

+ Tiếp theo bạn vào xử lý cuối tháng chọn 4. Kết chuyển số dư tài khoản tự động.

+ Vào A. Bảo trì hệ thống => 01.Kiểm tra và cập nhật số dư các danh mục =>Xử lý,