Hướng dẫn Sao lưu dữ liệu, Đẩy dữ liệu từ Excel vào phần mềm Smart Pro 5.0

10. SAO LƯU DỮ LIỆU, LẤY DỮ LIỆU DỰ PHÒNG TRÊN SMART PRO 5.0

– Sao lưu dữ liệu

– Lấy dữ liệu dự phòng vào Smart Pro

– Đưa dữ liệu ra ngoài excel

– Lấy dữ liệu từ excel vào phần mềm

10.1.Sao lưu dữ liệu

– Bạn muốn sao chép toàn bộ dữ liệu từ smart ra 1 file nào đó để lưu vào 1 nơi khác đề phòng khi có sự cố dữ liệu của bạn sẽ không bị mất.

– Để sao lưu dữ liệu bạn muốn sao lưu dữ liệu của database nào thì đăng nhập vào database đó, sau đó vào menu chính chọn C. Công cụ tiện ích => 04. Sao lưu dữ liệu sang file (*.mdb).

untitled127

– Bạn bấm chọn thư mục lưu tìm đến đường dẫn lưu file, sau đó bạn chọn là lưu ra file Access hoặc là lưu ra file xml, thông thường thì bạn nên chọn ra file Access

-> Sau đó bấm OK để lưu dữ liệu ra.

– Nếu bạn có nhiều database thì bạn có thể sao lưu dữ liệu hàng loạt bằng cách vào C. Công cụ tiện ích =>24. Sao lưu nhiều database

untitled128

– Cột danh sách database bạn bấm chuột vào database mà bạn muốn sao lưu và bấm phím Space trên bàn phím để chọn, hoặc bạn muốn chọn hết toàn bộ data thì bạn bấm vào Chọn tất cả

– Tiếp theo bạn bấm nút Chọn thư mục lưu, tìm đến thư mục lưu file của bạn

– Sau khi chọn được thư mục lưu bạn bấm nút Sao lưu.

Chú ý: Bạn nên sao lưu data vào cuối tháng, cuối tuần hoặc cuối ngày để phòng hờ. Trường hợp máy bị virut hay sự cố bất thường thì việc khôi phục lại dữ liệu rất dễ dàng.

– Chức năng này còn được sử dụng khi bạn làm việc ở nhiều nơi, bạn vừa làm việc ở cơ quan, vừa làm việc ở nhà. Sau khi bạn làm ở cơ quan xong bạn lưu ra file dự phòng và đem về nhà mở Smart lên và đưa file dự phòng này vào làm tiếp, sau khi làm ở nhà xong bạn lại lưu sang file dự phòng và đem lên cơ quan làm tiếp.

10.2. Lấy dữ liệu dự phòng vào Smart Pro

Sau khi bạn sao lưu dữ liệu xong, bây giờ bạn muốn đưa dữ liệu bạn sao lưu đó vào phần mềm thì bạn làm như sau:

– Menu chính chọn C. Công cụ tiện ích => 05. Lấy dữ liệu từ file (*.mdb) đã lưu

untitled129

– Bạn chọn Từ file tìm đến file dự phòng mà bạn đã lưu, phần Options bạn chọn Lấy tất cả các bảng, rồi bấm OK => Yes.( Lấy tất cả các bảng là lấy toàn bộ dữ liệu của file dự phòng, Chỉ lấy sổ chứng từ gốc là phần mềm chỉ lấy sổ chứng từ gốc của bạn mà không lấy các bảng khác như là danh mục công nợ, hàng hóa…, Lấy sổ chứng từ gốc theo tháng là phần mềm sẽ lấy sổ gốc của bạn theo tháng mà bạn muốn lấy -> cái này dung khi bạn muốn ghép dữ liệu lại từ nhiều data.

– Sau khi đưa dữ liệu vào xong bạn vào C.Công cụ tiện ích => 08. Thêm bảng thêm cột vào cơ sở dữ liệu

– Cuối cùng bạn vào mục A. Bảo trì hệ thống => 01. Kiểm tra và cập nhật số dư các danh mục => Xử lý . Để phần mềm cập nhật lại dữ liệu cho bạn.

10.3. Đưa dữ liệu ra ngoài excel

– Smart có hỗ trợ cho bạn tính năng xuất dữ liệu ra file Excel, bạn làm như sau:

– Bạn mở bảng dữ liệu mà bạn muốn đưa ra nhấn F8 =>E =>Enter, bạn chọn định dạng file đưa ra là Excel 2003,2007 hay xml… và chọn thư mục lưu file này.

10.4. Lấy dữ liệu từ excel vào phần mềm

– Smart cũng hỗ trợ cho bạn tính năng đưa bảng dữ liệu excel vào phần mềm như là bảng NXT hàng hóa, danh mục khách hàng…, để đưa được phải tuân thủ 1 số nguyên tắc sau:

– File excel của bạn phải có Mã cột trùng với Mã cột trong phần mềm, để biết mã cột trong phần mềm thì bạn vào bảng đó và nhấn CTRL + ~ (dấu ~ nằm cạnh phím số 1). Tốt nhất là bạn nên xuất từ phần mềm ra file excel trước sau đó coppy vào file mà bạn đưa vào phần mềm ra thì sẽ dễ dàng hơn.

– Sau khi bạn đã có file excel hoàn chỉnh thì bạn đưa vào bằng cách vào bảng muốn đưa vào nhấn F8 => F =>Enter

untitled130

– Bạn chọn file nguồn để tìm đến file cần đưa vào

untitled131

– Bên cạnh ô File name bạn bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Excel File , rồi tìm đến file cần đưa vào bấm Open

– Ra ngoài bạn chọn mục loại database nguồn là Từ file excel hoặc Từ file excel – bổ sung từng dòng, mục chọn cách bổ sung bạn chọn Bổ sung vào cuối bảng, rồi bấm OK.

Chú ý: Khi đưa file excel vào phần mềm thì ở ô Tên bảng bạn phải điền đúng tên sheet của file excel đưa vào.