Hướng dẫn nhập phát sinh Phiếu Chi trên phần mềm Smart Pro 5.0

3. NHẬP PHÁT SINH VÀ SỬA CHỨNG TỪ: Phiếu Thu, Phiếu Chi Tiền mặt và Ngân hàng

Phần mềm Smart cho chức năng rất đơn giản để một kế toán dễ dàng nhập một chứng từ, bởi vì Smart chỉ có một màn hình nhập duy nhất, nếu đã biết nhập một chứng từ thì các chứng từ còn lại cũng có thể nhập được.

Cách thực hiện nhập phát sinh như sau:

3.1 .Nhập phát sinh:

Thao tác nhập phát chung cho các loại chứng từ trên màn hình nhập:

Nhập phát sinh là khâu quan trọng nhất. Vì vậy bạn hãy đọc kỹ phần này.
Nhập phát sinh chỉ có một màn hình nhập duy nhất. Khi bạn nhập chứng từ nào thì bạn chọn chứng từ đó từ hộp danh sách [Loại chứng từ gốc] rồi Enter (Bắt buộc phải Enter) rồi nhập thông tin trên chứng từ vào màn hình nhập.
Chú ý quan trọng: tất cả các theo tác nhập trên màn hình bạn đầu phải dùng phím Enter để nhảy từ ô này qua ô khác
Bạn nhập thông tin trên hóa đơn lên màn hình nhập này. Đầu tiên là Seri hóa đơn,số hóa đơn, đến ngày hóa đơn bạn nhấn Enter phần mềm sẽ xuất hiện cho bạn 1 Form Thông tin khách hàng để bạn nhập thông tin khách hàng vào. Ở Form này bạn nhập Mã KH,nếu khách hàng này chưa có trong danh mục khách hàng thì bạn có thể tạo mã KH trực tiếp ở đây bằng cách gõ mã mới vào rồi nhấn Enter phần mềm sẽ hiện Form cho bạn khai thêm khách hàng vào,sau khi khai xong bạn nhấn Save lại là xong nó trở về Form thông tin khách hàng. Sau khi bạn chọn được Mã KH nhấn Enter thì thông tin về địa chỉ, mã số thuế,sẽ tự động nhảy vào, bạn chỉ việc gõ thêm vào ô Mặt hàng. Những thông tin này sẽ được phần mềm đẩy qua HTKK, nếu phần này bạn không khai báo gì thì khi kết xuất qua HTKK sẽ không có thông tin gì cả.
Sau khi nhập đến ô Mặt hàng bạn Enter xuống ô Gán mã ĐTPN, nếu để chữ C có nghĩa là bạn gán thông tin khách hàng ở trên vào Mã ĐTPNCO trên màn hình nhập phát sinh còn bạn để chữ N thì sẽ gán thông tin khách hàng vào Mã ĐTPNNO(C: bên có ; N: bên nợ)
Bạn tiếp tục nhấn Enter để xuống ô mã người giao dịch và địa chỉ người giao dịch, thì mặc định phần mềm sẽ lấy tên và địa chỉ khách hàng ở trên nhưng bạn có thể thay đổi lại theo ý bạn, những thông tin này sẽ được dùng để in PT hoặc PC nếu bạn thu tiền hoặc chi tiền. Sau khi nhập xong mục này bạn lại nhấn Enter để qua ô Nhân Viên Bán, bạn nhập mã và tên nhân viên bán nếu bạn muốn theo dõi doanh thu theo nhân viên bán hoặc nhân viên tiếp thị. Sau khi bạn nhập xong mục này Enter đến ô ghi chú và bấm Save lại
Sau khi bạn nhập xong thông tin khách hàng và Save lại thì bảng này sẽ đóng lại và trở về màn hình nhập phát sinh như lúc đầu, lúc này con trỏ chuột của bạn đang nằm ở ô Số chứng từ. Phần mềm sẽ tự động nhảy số chứng từ, bình thường số chứng từ sẽ nhảy theo tháng, VD bạn nhập phiếu chi số 1 của tháng 1 thì số chứng từ được đánh là 001/01, số phiếu chi 01 của tháng 2 là 001/02.
Sau khi đánh số chứng từ xong bạn nhấn enter qua ô ngày chứng từ, ngày chứng từ sẽ tự động đánh theo ngày hóa đơn tuy nhiên bạn có thể sửa lại ngày chứng từ nếu hóa đơn của bạn có thể về trước hoặc về sau kỳ hạch toán, VD hóa đơn tháng 1 bạn muốn khai thuế trong tháng 2 thì bạn gõ ngày chứng từ là tháng 2
Sau khi nhập ngày chứng từ bạn enter qua ô HD VAT, ô này dùng cho việc khai báo thuế của bạn, bạn nhấn F4 phần mềm sẽ xổ xuống cho bạn 1 danh sách bao gồm: V (Thuế đầu vào), R ( Thuế đầu ra), TT (hóa đơn thông thường,HD trực tiếp), NK (Thuế nhập khẩu), X (Không có thuế) những tờ hóa đơn nào bạn không muốn khai thuế thì bạn chọn X hoặc TT thì tờ hóa đơn này sẽ không xuất hiện trên tờ khai thuế,V1, V2, V3, V4, V5 Tương ứng với 5 biểu thuế trong bảng kê đầu vào của hỗ trợ kê khai.
Sau khi chọn ở ô HD VAT bạn enter xuống ô nội dung, ở ô này ghi nội dung diễn giải để in ra số sách.
Tại các Combobox như Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Mã ĐTPN Nợ, Mã ĐTPN Có, Mã YTCP Nợ, Mã YTCP Có, Mã DM Nợ, Mã DM Co. Bạn nhấn F4 để list lên danh mục. Nhấn F1 để tìm theo tên.
Khi nhập tới Textbox [Tổng tiền] bạn nhấn Enter 2 lần để lưu bút toán nếu chứng từ này còn bút toán nữa bạn nhập tiếp cho tới Textbox [Tổng tiền] rồi lại enter 2 lần cứ tiếp tục như vậy cho tới khi nào xong chứng từ đó thì Nhấn F12 chọn Yes để lưu chứng từ và chuyển sang chứng từ mới hoặc Click vào New chọn Yes.
Tại các Textbox dữ liệu là dạng Số như [Số lượng],[Đơn giá],[Thành tiền],[Tiền thuế] bạn nhấn F1 để thực hiện tính toán.

3.1.1.Thực hiện Nhập phiếu chi (PC): Chỉ dùng cho phiếu chi tiền mặt

untitled18

Bạn chọn chứng từ là PC rồi Enter, khi đó xuất hiện màn hình bạn điền đầy đủ thông tin Mã HD, Ký hiệu mẫu HD, Seri HĐ, Số HĐ. Nếu làm những PC cho những tờ hóa đơn không có Seri, Số hay Ngày HĐ,hay làm PC cho nội bộ chẳng hạn thì ở những ô này để trống và tại ô HD VAT phải để là X.Đến tại ô(Combobox) Ngày HĐ ta Enter thấy xuất hiện Form Thông tin khách hàng.
Form này dùng để nhập thông tin về khách hàng để in ra báo cáo thuế và in Chứng từ. Nếu bạn không nhập vào khi cập nhập vào HTKK cột thông tin khách hàng vào mặt hàng sẽ không có.

untitled19

Mã KH : F1 tìm theo tên,F4 List danh sách mã. Nếu khách hàng này chưa có trong danh mục đối tượng pháp nhân thì bạn thêm mã cho đối tượng này bằng cách gõ mã vào rồi Enter khi đó Smart sẽ hỏi có muốn thêm hay không bạn chọn Yes để mở FORM khai báo thông tin khách hàng mà thêm.

Gán vào Textbox Mã ĐTPN : Nếu nhập là N thì Smart sẽ gán mã khách hàng trong form này vào mã ĐTPN nợ. Nếu là C thì gán vào mã ĐTPN có.
Nếu bạn thấy các thông tin trên form này đúng rồi thì nhấn Esc để đóng nó lại
* Chi tiền – Tài khoản nợ là tài khoản chi phí: Ví dụ: Bút toán Nợ: 6427,1331/ Có:1111

untitled20

Số chứng từ là số phiếu chi, ngày chứng từ là ngày phiếu chi. Sau khi nhập tới ô Tổng tiền bạn Enter 2 lần, sau đó nhấn F12 => Enter để lưu. Smart sẽ lưu bút toán thứ nhất cho bạn. Nếu 1 phiếu chi có nhiều hóa đơn thì bạn cứ nhập tiếp, rồi chọn NEW (nhấn F12) để chuyển sang phiếu chi mới, khi đó bạn muốn View Phiếu chi ra xem thì bạn nhấn phím View hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P trên màn hình nhập hoặc Ctrl + P trong sổ chứng từ gốc.
Tại ô thành tiền hoặc tiền thuế nếu muốn sử dụng máy tính thì nhấn F1.
Tại ô YTCP Nợ (Yếu tố chi phí Nợ) dùng để theo dõi chi phí theo yếu tố ví dụ như điện,nước,điện thoại cho mỗi phòng ban…vv, mỗi phòng bạn đặt 1 mã.
Sau khi nhập xong bạn Click vào Mở KTSC để kiểm tra xem.
Nếu lỡ nhập sai mà đã f12 lưu rồi mà ko muốn vào KTSC sửa mất thời gian ta có thể ấn vào mục 4 trên màn hình nhập là sửa chứng từ, pm sẽ hiện ra list các chứng từ đó chọn chứng từ vừa nhập rồi enter phần mềm sẽ hiện ra form sửa chứng từ đó cho bạn sau đó thao tác sửa như bt

Chú ý : sau khi nhấn F12 bạn mới có thể Click vào View hoặc In được

* Nếu chi tiền – Tài khoản nợ là tài khoản công nợ như 331, 141 …thì nhập như sau.

Ví dụ: Bút toán Nợ:331,141/ Có:1111

Nếu tài khoản nợ là tài khoản công nợ thì bạn đưa mã khách hàng vào mã ĐTPN Nợ (Đối Tượng Pháp Nhân Nợ) để theo dõi công nợ (Phải trả là trả cho nhà cung cấp nào, chi tạm ứng là tạm ứng cho nhân viên nào), các thông tin khác bạn vẫn nhập bình thường.

3.1.2. Thực hiện nhập phiếu thu (PT)

Dùng thực hiện các nghiệp vụ thu tiền mặt dịch vụ mua bán, doanh thu tài chính …

Ví dụ : Bút toán Nợ 1111/ Có 5111,515,711,33311

untitled21

Số chứng từ là số phiếu thu, ngày chứng từ là ngày phiếu thu. Sau khi nhập tới ô Tổng tiền bạn Enter 2 lần. Smart sẽ lưu cho bạn. Nếu 1 phiếu thu có nhiều hóa đơn thì bạn xong hóa đơn 1 rồi Enter 2 lần để lưu bút toán (Hóa đơn 1) và tiếp tục nhập tiếp. xong thì nhấn F12 để chuyển sang phiếu chi mới đồng thời lưu chứng từ vừa mới nhập vào.

* Nếu thu tiền do khách hàng trả nợ:

Ví dụ : Bút toán là: Nợ 1111/ có:131, 141

thì ta phải đưa đối tượng pháp nhân có vào để theo dõi công nợ (Phải thu là thu của ai, thu tạm ứng là tạm ứng của nhân viên nào)

Chú ý : sau khi nhấn F12 bạn mới có thể Click vào View hoặc In.

3.1.3. Thực hiện nhập chứng từ ngân hàng (CTNH)

Chừng từ này dùng cho nhập các loại nghiệp vụ có liên quan đến Thu, Chi ngân hàng

– Cách nhập giống như các loại chứng từ trên nhưng khi định khoản đến tài khoản công nợ thì bạn điền đối tượng pháp nhân vào.

-Chú ý tất cả chứng từ liên quan đến ngân hàng ta đều có thể hạch toán trên 1 chứng từ là CTNH chỉ cần định khoản đúng là được.