Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách hạch toán kế toán cho Công ty mua bán văn phòng phẩm theo các bước sau:
1/ Đầu năm kết chuyển lời nhuận chưa phân phối:
Đầu năm tài chính, kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm nay sang lợi nhuận chưa phân phối năm trước, ghi:
+ Trường hợp TK 4212 có số dư Có (Lãi), ghi:
Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước.
+ Trường hợp TK 4212 có số dư Nợ (Lỗ), ghi:
Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.
– Số lỗ của một năm được xử lý trừ vào lợi nhuận chịu thuế của các năm sau theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc xử lý theo quy định của chính sách tài chính hiện hành.
2/thuế môn bài phải nộp trong năm
Hạch tóan:
Nợ TK 6425/Có TK 3338
Ngày nộp tiền:
Nợ TK 3338/ Có TK 1111
3/Công tác tính giá vốn:
– Văn phòng phẩm được nhập về sắp xếp và bầy bán, trưng bầy trên các kệ, sạp theo cách bài trí dễ nhìn, dễ cuốn hút khách , dễ tra cứu, tham khảo khi khách có nhu cầu
– Nhân viên bán hàng sẽ hướng dẫn và tư vấn cách lựa chọn sản phẩm, tư vấn giá bán = > khách hàng lựa chọn theo thị hiếu và nhu cầu = > Mua hàng : quan hệ Cung – Cầu
Một là để giám sát, theo dõi tư vấn khách hàng khi khách có sự thắc mắc, hai là hướng dẫn cách sử dụng tránh để khách làm hư hỏng hàng hóa
– Thông thường các sản phẩm được công ty niêm yết giá rõ ràng trên sản phẩm bằng các mác giá bán bằng mã vạch
Phân loại
Theo vật liệu
– Đồ dùng bằng giấy: giấy in, giấy viết, cặp giấy
– Giấy photocopy
– Giấy in laser
– Giấy in phun
– Giấy can
– Giấy viết
– sổ, vở văn phòng
– Giấy ghi việc: en:Post-it note
– Cặp tài liệu văn phòng bằng giấy
– Phân trang hay chia file bằng giấy
– Đồ dùng bằng nhựa:
– Đồ dùng bằng gỗ:
– Đồ dùng bằng kim loại:
– Theo công dụng
– Dụng cụ cơ bản và nhãn
– Cặp đục lỗ và các thiết bị
– Business Cases
– Lịch và kế hoạch
– Sản phẩm in ấn
– Đồ dùng trên bàn
– Quà tặng
– Lưu trữ tài liệu
– Giấy, tiêu đề thư, phong bì và biểu mẫu văn phòng
– Bút: Bút bi, bút chì, bút bi kim, bút dạ kim, bút dạ, bút đánh dấu, bút tẩy…
– Máy in, máy fax và các thiết bị kèm theo
– Hàng khuyến mãi
– Đồ dùng học sinhTheo vật liệu
– Đồ dùng bằng giấy: giấy in, giấy viết, cặp giấy
– Giấy photocopy
– Giấy in laser
– Giấy in phun
– Giấy can
– Giấy viết
– sổ, vở văn phòng
– Giấy ghi việc: en:Post-it note
– Cặp tài liệu văn phòng bằng giấy
– Phân trang hay chia file bằng giấy
– Đồ dùng bằng nhựa:
– Đồ dùng bằng gỗ:
– Đồ dùng bằng kim loại:
Theo công dụng
– Dụng cụ cơ bản và nhãn
– Cặp đục lỗ và các thiết bị
– Business Cases
– Lịch và kế hoạch
– Sản phẩm in ấn
– Đồ dùng trên bàn
– Quà tặng
– Lưu trữ tài liệu
– Giấy, tiêu đề thư, phong bì và biểu mẫu văn phòng
– Bút: Bút bi, bút chì, bút bi kim, bút dạ kim, bút dạ, bút đánh dấu, bút tẩy…
– Máy in, máy fax và các thiết bị kèm theo
– Hàng khuyến mãi
– Đồ dùng học sinh
Giá thành: là hoạt động kế tóan thương mại mua đi bán lại với mục đích kiếm lợi nhuận từ phần chênh lệch giữa giá mua vào và giá bán ra
Đối tượng gồm hai dạng:
– Khách hàng là các đơn vị công ty, tổ chức, doanh nghiệp…
– Khách hàng các cá nhân: học sinh, sinh viên…
Do đó ta quy ước việc tính bán theo phương pháp quy ước phần % chênh lệch:
-Lợi nhuận định mức hoạt động buôn tùy theo cách tính giá cost để bán ra phù hợp tại khu vực, thị phần nơi doanh nghiệp đóng trụ sở
Ví dụ: Giá vốn nhập vào là Giấy Excel A4 70= 42.000
= > Công ty đặt cost giá vốn lợi nhuận là 70% doanh thu bán ra
Công thức tính giá bán = 42.000*100%/50% = 42.000/0.7=60.000 đ/ tập
– Lợi nhận mục tiêu=60.000-42.000=18.000 sẽ được cân đối bằng các yếu tố chi phí quản lý doanh nghiệp: khấu hao công cụ, lương nhân viên văn phòng, khấu hao, dịch vụ mua ngoài: điện, internet….
+Hàng hóa văn phòng phẩm nhập về:
+Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt : phải kẹp với phiếu chi + phiếu nhập kho + biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán + Giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng phô tô, thanh lý phô tô nếu có.
+Hóa đơn mua vào (đầu vào) >20 triệu: phải kẹp với phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) + phiếu nhập kho or biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán + Giấy đề nghị chuyển khoản kèm theo hợp đồng phô tô, thanh lý phô tô nếu có. .=> sau này chuyển tiền kẹp thêm : – Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi
Mua hàng:
– Mua VPP về nhập kho: các khoản chi phí khác để mang hàng hóa về nhập kho theo lý thuyết thì hạch toán vào TK 1562 nhưng thực tế kế toán thường công luôn vô tiền mua hàng rồi chia cho số lượng hàng hóa theo một tiêu thức tùy theo cách làm của kế tóan.
Nợ TK 1561: giá mua chưa VAT, chi tiết số lượng từng mặt hàng
Nợ TK 1331: VAT, thường là 10%
Có TK 331,111,112: tổng số tiền phải trả/đã trả NCC
Khi thanh toán tiền
Nợ TK 331
Có TK 111 (nếu trả tiền mặt), 112 (nếu trả qua ngân hàng)
Gía nhập kho hàng hóa:
+Giá gốc của hàng hóa, bao gồm = Giá mua ghi trên hoá đơn, thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có) + chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,. . . nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có):
+Hàng về ko nhập tại cơ sở mà mang giao luôn cho khách:
Nợ TK 632
Nợ TK 1331
Có TK 111,112,331
Hàng hóa kém chất lựơng doanh nghiệp Trả hàng cho nhà cung cấp: khi nhập kho đơn giá nào thì xuất kho trả với đơn giá đó, hạch toán ngược lại lúc nhập kho
–Bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại lý do trả hàng
– Gủi kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán.
Nợ TK 331, 111, 112
Có TK 1561
Có TK 1331
– Thu lại tiền (nếu có) trường hợp đã thanh tóan cho họ trứơc đó: phiếu thu tiền hoặc chứng từ ngân hàng
Nợ TK 111,112
Có TK 331
+Trong quá trình mua bán và giao dịch để khuyến khích nhà cung cấp có thể giám giá, triết khấu, tùy theo thuận của hai bên
– Được NCC giảm vào tiền nợ phải trả
Nợ TK 331
Có TK 1561
Có TK 1331
– Được NCC trả lại bằng tiền
Nợ TK 111, 112
Có TK 1561
Có TK 1331
– Hoặc DN có thể hạch toán vào thu nhập khác
Nợ TK 331
Có TK 711
-Được hướng triết khấu thanh tóan nếu là do thanh tóan trước:
-Lúc mua:
Nợ TK 1561: giá mua chưa VAT, chi tiết số lượng từng mặt hàng
Nợ TK 1331: VAT, thường là 10%
Có TK 331,111,112: tổng số tiền phải trả/đã trả NCC
-Lúc trả do thanh tóan sớm được hưởng triết khấu thanh tóan
Nợ TK 331
Có TK 111 (nếu trả tiền mặt), 112 (nếu trả qua ngân hàng)
Có TK 515
Chiết khấu thương mại (CKTM) là khoản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, còn giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
+Nhân công, tiền lương và các khoản trích theo lương: lương cho nhân viên văn phòng, nhân viên kế tóan, thu ngân, nhân viên kho, lương nhân viên trực tiếp chăm sóc và tư vấn cho khách được theo dõi hàng ngày và chấm công.
-Chi phí: Nợ TK 641*,642*/ Có TK 334
-Chi trả: Nợ TK 334/ có TK 111,112
Bảng – Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng giai đoạn từ 2014 trở về sau
Trích bảo hiểm các loại theo quy định (tính vào chi phí) 23% lương đóng bảo hiểm (BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%, BHCĐ 2%)
Nợ TK 6421,6411
Có TK 3382 (BHCĐ 2%)
Có TK 3383 (BHXH 18%)
Có TK 3384 (BHYT 3%)
Có TK 3389 (BHTN 1%)
Trích bảo hiểm các loại theo quy định và tiền lương của người lao động
Nợ TK 334 (10,5%)
Có TK 3383 (BHXH 8%)
Có TK 3384 (BHYT 1,5%)
Có TK 3389 (BHTN1%)
Nộp các khoản bảo hiểm theo quy định
Nợ TK 3382 (BHCĐ 2%)
Nợ TK 3383 (BHXH 26%)
Nợ TK 3384 (BHYT 4,5%)
Nợ TK 3389 (BHTN 2%)
Có TK 112 (34,5%)
Tính thuế thu nhập cá nhân (nếu có)
Nợ TK 334 Thuế TNCN
Có TK 3335
Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau
+ Hợp đồng lao động+CMTND phô tô kẹp vào
+ Bảng chấm công hàng tháng
+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
+ Tất cả có ký tá đầy đủ
+Đăng ký mã số thuế cho công nhân để cuối năm làm quyết tóan thuế TNCN cho họ
= > thiếu 1 trong các cái trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào, và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN
+Hàng tháng: Phiếu chi tiền lương or bảng kê tiền lương chuyển khoản cho nhân viên, chứng từ ngân hàng + Bảng lương + Bảng chấm công + Tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ….=> gói lại một cục
+ Tạm ứng:
– Dự toán chi đã được Kế toán trưởng – BGH ký duyệ
-Giấy đề nghị tạm ứng
– Phiếu chi tiền
Nợ TK 141/ có TK 111,112
+Hoàn ứng:
-Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) Bạn thu hóa đơn (nếu ứng tiền mua hàn, tiền phòng,…công tác,…) chứng từ có liên quan đến việc chi số tiền ứng trên => Số tiền còn thừa thì hoàn ứng, nếu thiếu tiền thì chi thêm.
Nợ TK 111,112/ có TK 141
Chú ý:
-Nếu ký hợp đồng dứơi 3 tháng dính vào vòng luẩn quẩn của thuế TNCN để tránh chỉ có các lập bảng kê 23 để tạm không khấu trừ 10% của họ
-Nhưng ký > 3 tháng lại rơi vào ma trận của BHXH
Căn cứ Tiết khoản i, Điểm 1, Điều 25, Chương IV Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân có hiệu lực từ 01/7/2013 quy định :“Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.”
+Ngoài ra còn các chi phí như tiếp khách: hóa đơn ăn uống phải bill hoặc bảng kê đi kèm, quản lý: lương nhân viên quản lý, kế tóan….chi phí giấy bút, văn phòng phẩm các loại, khấu hao thiết bị văn phòng: bàn ghế, máy tính…… ko cho vào giá vốn được thì để ở chi phí quản lý doanh nghiệp sau này tính lãi lỗ của doanh nghiệp
Nếu là dịch vụ: tiền điện, tiền nước, thuê mặt bằng, internet, thuê văn phòng…
Nợ TK 642*641*,1331
Có TK 111,112,331…
Nếu là công cụ, tài sản cố định: kệ, bàn ghế văn phòng, kệ trưng bầy để bán, các vật dụng khác phục vụ quá trình bán hàng
Nợ TK 153, 211,1331/ có TK 111,112,331
Đừa vào sử dụng:
Nợ TK 142,242/ có TK 153
Phân bổ:
Nợ TK 642*/ có TK 142,242,214
Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ , và phân bổ vào cuối hàng tháng
– Bán hàng
-Hợp đồng kinh tế nếu có
-Bảng kê hàng hóa nếu có
-Thanh lý hợp đồng nếu có
-Phiếu giao hàng
-Phiếu xuất kh
+ Ghi nhận doanh thu
Nợ TK 131*,111,112: tổng số tiền phải thu/đã thu của KH
Có TK 5111: tổng giá bán chưa VAT
Có TK 33311: VAT đầu ra, thường là 10%
Hóa đơn đầu ra:
+Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu mà thu băng tiền mặt: phải kẹp theo Phiếu thu + đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho or biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu (xây dựng) phô tô + biên bản xác nhận khối lượng phô tô (xây dựng) + bảng quyết toán khối lượng phô tô nếu có, kẹp theo hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.
+Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu : phải kẹp theo phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) + đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho or biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu (xây dựng) phô tô + biên bản xác nhận khối lượng phô tô + bảng quyết toán khối lượng nếu có, kẹp theo hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.=> sau này nhận được tiền kẹp thêm : – Khi khách hàng chuyển vào TK của cty : Giấy báo có
+ Ghi nhận giá vốn: tùy theo DN chọn phương pháp tính giá xuất kho nào mà phần mềm chạy theo nguyên tắc đó, đối với doanh nghiệp thương mại
Nợ TK 632
Có TK 1561
Các phương pháp tính giá xuất kho: doanh nghiệp chọn một trong 4 phương pháp tính giá xuất kho ổn định chu kỳ hoạt động trong năm tài chính nghĩa là trong một năm tài chính doanh nghiệp ko được sử dụng > 2 trong 4 phương pháp xuất kho để tính giá gốc sau:
1. Phương pháp giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính.
2. Phương pháp giá bình quân
Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ.
a) Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (tháng)
Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ.
Đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ của một loại sản phẩm = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)
b) Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm)
Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau:
Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)
3. Phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước)
Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước hoặc sản xuất trước và thực hiện tuần tự cho đến khi chúng được xuất ra hết.
4. Phương pháp LIFO (nhập sau xuất trước)
Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ.
– Khi Thu tiền bán hàn
Nợ TK 111 ( thu bằng tiền mặt), 112 (thu qua ngân hàng
Có TK 131*
Hàng kỳ nhân viên theo dõi công nợ: gọi điện nhắc hạn thanh tóan, lập đối chiếu công nợ với khách…
Các khoản giảm trừ doanh thu
+ Chiết khấu thương mại
Khi KH mua đạt tới một mức nào đó thì DN có chính sách chiết khấu cho KH
– Trường hợp KH mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán trên “Hoá đơn
– Trường hợp KH mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán trên “Hoá đơn
GTGT” hoặc “Hoá đơn bán hàng” lần cuối cùng.
– Trường hợp KH không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiết khấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào Tài khoản 521.
Nợ TK 521
Nợ TK 33311
Có TK 131,111,112
Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK 521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại.
2.2. Hàng bán bị trả lại
– Ghi giảm doanh thu, công nợ phải thu KH: bán giá nào thì ghi giảm công nợ giá đó
Nợ TK 531: giá bán chưa VAT
Nợ TK 33311: VAT
Có TK 131,111,112: tổng số tiền phải trả/đã trả lại cho KH
– Giảm giá vốn: xuất kho giá nào thì bây giờ ghi giá đó
Nợ TK 1561
Có TK 632
– Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại
Nợ TK 641
Nợ TK 1331
Có TK 331, 111,112…
2.3. Giảm giá hàng bán
Nợ TK 532
Nợ TK 33311
Có TK 111,112,131
+ Chứng từ ngân hàng: cuối tháng ra ngân hàng : lấy sổ phụ, sao kê chi tiết, UNC, Giấy báo nợ, Giấy báo có về lưu trữ và làm căn cứ lên sổ sách kế toán
-Lãi ngân hàng: Nợ TK 112/ Có TK 515
-Phí ngân hàng: Nợ TK 6425/ Có TK 112
Nợ TK 627,642/ có TK 142,242,214
Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ , và phân bổ vào cuối hàng tháng
+ Cuối hàng tháng xác định lãi lỗ doanh nghiệp: 4212
Bước 1: Xác định Doanh thu trong tháng:
Nợ TK 511,515,711/ Có TK 911
Bước 2: Xác định Chi phí trong tháng :
Nợ TK 911/ có TK 632,641,642,635,811
Bước 3: Xác định lãi lỗ tháng: Lấy Doanh thu – chi phí > 0 hoặc Tổng Phát sinh Có 911 – Tổng phát sinh Nợ 911 > 0
Lãi: Nợ TK 911/ có TK 4212
Lấy Doanh thu – chi phí < 0 hoặc Tổng Phát sinh Có TK 911 – Tổng phát sinh Nợ TK 911 < 0
Lỗ: Nợ TK 4212/ có TK 911
Cuối các quý , năm xác định chi phí thuế TNDN Phải nộp:
Nợ TK 8211/ có TK 3334
Kết chuyển:
Nợ TK 911/ có TK 8211
Nộp thuế TNDN:
Nợ TK 3334/ có TK 1111,112
ST
